Vorm je doelen om in concrete taken met het S.M.A.R.T. principe
We doen het allemaal wel eens, doelen opstellen voor het nieuwe jaar of een nieuwe periode in ons leven. Een concept waar we helemaal achter staan, zo lang het in lijn ligt met waar we uiteindelijk als persoon en ondernemer naartoe willen werken en we onze doelen niet baseren op andermans visie van succes. Hoe we ervoor kunnen zorgen dat we onze eigen visie volgen en niet die van een ander, dat is een onderwerp voor een volgende keer.
Laten we dus even voor dit artikel veronderstellen dat je jouw visie helder hebt. Maar dan…wat vang je hier dan mee aan? Door de afgelopen jaren al honderden ondernemers begeleid te hebben in hun reis naar meer productiviteit hebben we gemerkt dat doelen stellen the easy part is. Ze concreet in de praktijk omzetten en er een realiteit van maken? Dat is vaak een wat pittigere uitdaging. Een uitdaging waar we je vandaag bij willen helpen.
Het verschil tussen al onze mooie ideeën en wat we voelen dat we willen bereiken en concrete doelen waar we effectief mee aan de slag kunnen gaan, dat is vaak de mate van specificiteit, tastbaarheid en meetbaarheid.
Klinkt het herkenbaar? Dat komt omdat deze woorden voor een groot deel uit de S.M.A.R.T. methodologie van doelen stellen komen. Een methodologie die we doorheen deze aflevering gedeeltelijk zullen hanteren en die we zullen toepassen op één specifiek voorbeeld, namelijk het schrijven van een boek.
Waarom zeggen we ‘gedeeltelijk’? Omdat we de ‘A’ en de ‘R’ uit de methode strategisch zullen verwijderen. Ze doen er voor ons namelijk niet toe. Afhankelijk van welke bron je consulteert staan deze letters meestal voor ‘achievable’ en ‘realistic’. Daar zijn we niet zo’n fan van, want niemand heeft een glazen bol en doelen zijn net bedoeld om lekker wild te dromen.
Als ons doel is om een bestseller te schrijven, dan is dat misschien niet helemaal realistisch, wie weet. Maar op deze manier stellen we ons brein er wel voor open om zotter en creatiever te denken dan we zouden doen wanneer we enkel ‘schrijf een boek’ zouden formuleren. Dus doe lekker zot en maak je doel niet per se realistisch. Laten we ook meteen even verder kijken naar de andere letters, want die kunnen wel hun nut hebben.
De ‘S’ in het principe staat voor specific.
Vergelijk even de volgende twee formuleringen van het doel dat je volgend jaar een boek zou willen schrijven. De eerste is 'Schrijf een boek'. De tweede is 'Schrijf een eerste versie van het manuscript van een boek van minstens 250 pagina's over time management tegen december 2024'.
Welk van beide is voor jou duidelijker en zet je meteen meer aan tot actie? We hopen
dat dat naar jouw gevoel ook de tweede formulering is. Klinkt logisch en toch lijkt de formulering van onze doelen vaak veel meer op de eerste zin.
Jammer genoeg is de eerste formulering veel te vaag en ook veel te overweldigend. Want 'schrijf een boek', wat betekent dat precies? Wil dat zeggen dat je puur het manuscript geschreven moet hebben? Moet het boek al gepubliceerd en in verkoop zijn? Wanneer weet je of je je doel bereikt hebt? In het boek kan eigenlijk ook over eender wat gaan, niet? Als je dit gaat opsplitsen in taken die je het komende jaar moet doen, dan ben je uren hiermee alleen al bezig en weet je niet eens wanneer je je doel bereikt zal hebben.
In onze tweede versie is het doel veel specifieker. We willen een eerste versie van ons manuscript klaar hebben en het boek zal gaan over time management en productiviteit. Veel duidelijker en als we eerlijk zijn ook veel haalbaarder.
Daarnaast is het resultaat in versie twee ook veel meetbaarder. Want als we een boek van 250 pagina's willen schrijven, dan kunnen we gaan meten tegen wanneer in het jaar we ongeveer hoeveel pagina's geschreven moeten hebben om ons doel te bereiken. In versie 1 zouden we evengoed kunnen eindigen met een boek van 250 pagina's, maar waarbij we alle pagina's in 7 haasten geschreven hebben tijdens het laatste kwartaal omdat we eerst veel te veel tijd aan iets anders aan het spenderen waren. Omdat het veel moeilijker was om onze vooruitgang te meten.
Als laatste hebben we een vrij duidelijke deadline gesteld voor onszelf. In onze opinie is dit niet met elk doel mogelijk of zelfs nodig omwille van de volgende stap die we gaan zetten, maar het kan natuurlijk wel helpen. In de eerste versie zouden we tot 31 december 2024 kunnen bezig zijn aan het schrijven van het boek, waarbij we nog tijdens de laatste maand keihard zouden moeten werken om de deadline te halen. Maar in de tweede versie hebben we hierover nagedacht, en eigenlijk willen het liefst hier niet meer mee bezig zijn in december. Dus het manuscript moet tegen begin december af zijn. Hopelijk maken we op deze manier het verschil tussen beide duidelijk.
The easy part is done, nu naar het moeilijkste.
The easy part is done. Wat voor ons persoonlijk ontbreekt in de klassiek S.M.A.R.T. methodologie is dat ze de indruk geeft dat gewoon door een doel specifiek, meetbaar en tijdsgebonden op te stellen, we meteen weten wat me moeten doen en aan de slag kunnen gaan. Maar een doel omzetten in de realiteit is vaak het meest uitdagende luik. Iedereen die ooit al een drukke dag heeft gehad weet dat goede voornemens en mooie doelen maar al te vaak opgeslorpt worden door de dagdagelijkse realiteit van het leven. Dus hebben we best wel nog wat stappen te zetten om ervoor te zorgen dat we onze doelen écht in de praktijk kunnen omzetten. En de eerste hiervan is om onze doelen kleiner te gaan maken totdat ze voor onszelf zo behapbaar mogelijk zijn. Want zelfs met de stappen die we hierboven definieerden is het doel om een boek te schrijven nog steeds een kloefer van jewelste.
Daarom raden we altijd aan om doelen ook zoveel mogelijk in mijlpalen te gaan opsplitsen. Eigenlijk kan je mijlpalen gewoon gaan zien als kleinere doelen. Je hoeft dit echt niet voor elk doel te gaan doen, maar zeker voor big & scary goals en doelen die verder weg in de toekomst liggen kan dit zeker helpen.
Als we dit niet doen, dan ligt uitstelgedrag en perfectionisme om de hoek te loeren. Want we weten niet hoe we aan iets moeten starten, dus doen we het maar helemaal niet.
Vandaar dus de mijlpalen. Mijlpalen kan je gaan zien als kleinere doelen. Als ons doel de eindmeet is, dan kan je ze gaan zien als de wegwijzers die we onderweg tegenkomen.
In het geval van het schrijven van mijn boek zouden de mijlpalen als volgt kunnen zijn:
Maak een outline van de inhoudstafel tegen eind januari
Onderzoek het stappenplan voor het publiceren van een boek tegen eind mei
Stuur pitch uit
Dit maakt het voor mezelf weeral een pakje tastbaarder wat ik wanneer moet gaan doen en waar ik prioriteit aan moet geven. En niet alleen dat, het zorgt ook voor kleine momenten waarop ik mijn vooruitgang kan gaan vieren. Met een lange termijn doel hebben we vaak maar 1 punt waarop we ons succes gaan vieren en dat is de eindmeet. Dat kan vrij demotiverend zijn, omdat we onze vooruitgang niet kunnen meten en geen idee hebben of we goed bezig zijn of niet. Door met concrete mijlpalen te werken breng je hier verandering in en zorg je ervoor dat je je successen veel vaker kan gaan vieren.
Helder? Goed, we zijn nog niet klaar.
Deze stappen zetten maakt onze takenlijst en richting weer wat helderder. Daarnaast biedt het ons ook kleine momenten on the way waarop we onze vooruitgang kunnen voeren. Met een lange termijn doel hebben we vaak maar één punt voor ogen en dat is de eindmeet. Dat kan vrij demotiverend zijn, omdat we onze vooruitgang niet kunnen meten en geen idee hebben of we goed bezig zijn of niet. Door met concrete mijlpalen te werken breng je hier verandering in en zorg je ervoor dat je je successen veel vaker kan gaan vieren.
Mijlpalen kunnen an sich nog steeds redelijk vaag omschreven zijn. Daarom moeten we ze gaan omvormen in concrete projecten, taken en wat vaak vergeten wordt, gewoontes. Even een paar definities meegeven om ervoor te zorgen dat je helemaal mee bent met onze terminologie.
EEN PROJECT
Een verzameling aan taken die je moet gaan uitvoeren om je mijlpaal te gaan bereiken.
EEN TAAK
Een taak is vervolgens een eenmalige actie die je dient uit te voeren en die als ‘klaar’ of ‘niet klaar’ gemarkeerd kan worden. Het is de kleinst mogelijke versie van een actie. Check even de taken op je takenlijst. Zou je potentieel de taak op ‘bezig’ kunnen zetten? Dan is de taak te groot.
EEN GEWOONTE
Een gewoonte is een actie die we herhaaldelijk moeten ondernemen, zodanig zelfs dat we deze op automatische piloot kunnen uitvoeren. Elk doel dat je wil bereiken is hoogstwaarschijnlijk onlosmakelijk verbonden met gewoontes die je dient te gaan trainen.
De uitdagingen die we merken bij klanten bevinden zijn tweevoudig.
De eerste hierin is dat er vaak projecten worden aangegaan zonder dat er op voorhand nagedacht wordt over alle taken die bij het project komen kijken. We denken dat we het project ‘wel efkes zullen doen’ maar komen onderweg tot de conclusie dat de opdracht veel meer werk inhoudt dan op voorhand gedacht. Naast onze boterham met operationeel werk, zitten we nu ook nog tot over de oren in het werk met commitments waar we niet meer onder uit raken.
De vaardigheid om bij aanvang van een project een helder overzicht te creëren van het voorziene werk is bij goed time management de basis om beslissingen te nemen, te kunnen delegeren en te kunnen plannen.
Daarnaast wordt bij het stellen van een doel ook vaak het ‘gewoonte’ luik vergeten.Als je bijvoorbeeld een boek wil schrijven, dan zal het niet voldoende zijn om enkel onderzoek te doen naar hoe je een goed boek schrijft en een keuze van uitgever te maken. Dan is het ook een kunst om momenten in je agenda te definiëren en vooral vrij te houden om effectief te schrijven. Die momenten kunnen vrijhouden impliceert de gewoonte om niet te snel ja te zeggen op alles wat op je afkomt. Want je kan nog zo goed alles uitplannen als je wil, als je deze gewoonte niet traint dan blijft er van je mooie doel aan het eind van het jaar niet veel over.
Om het nog even samen te vatten: een doel probeer je in eerste instantie altijd zo specifiek en meetbaar mogelijk te maken als het kan. Tijdsgebonden is een leuke extra, maar hoeft zeker niet per se. Vervolgens maak je een doel kleiner door de wegwijzers op je route verder uit te tekenen. Eens die er zijn bedenk je voor jezelf wat er nodig is om de wegwijzers te gaan bereiken. Welke projecten en taken moet je uitvoeren en welke gewoontes moet je trainen om die doelen te gaan bereiken?
We kunnen je nu al vertellen dat je met een hele grote lijst zal eindigen. En daarmee bewijzen we meteen weer één van onze belangrijkste punten: dat écht goed time management neerkomt op kiezen. Het kiezen van waar je je prioriteiten legt. Want als je al je doelen in één keer wil bereiken en al je acties in één keer wil uitvoeren, dan heb je al een gigantische lijst vol taken om af te vinken. Wil je dan liever continue met bakken vol stress rondlopen omdat je 30 marathons tegelijkertijd aan het lopen bent of een paar korte sprints tegelijkertijd trekken die je veel meer voldoening geven?
Wij kiezen consistent en bewust voor de laatste optie. Als jij dit ook wil doen en wil weten hoe je de lessen uit dit artikel verder in een concrete planning kan gieten, lees dan zeker even meer over onze Productivity Playlist op deze website. De onderwerpen uit deze podcast behandelen we specifiek in de Press Play track waarin we je helpen een planning maken die voor jou goed voelt én die je echt kan volhouden.
For now hopen we dat je met deze opdracht een nieuwe kritische blik werpt op de doelen die je voor dit jaar formuleerde. Vragen, feedback of opmerkingen? Stuur ons een bericht via team@thetimehub.be en we helpen je binnen de 48 uur verder.