Als we het over efficiëntie willen hebben, dan is er één onderwerp waar we niet meer onderuit kunnen.

Artificiële intelligentie. De laatste maanden worden we om de oren geslagen met allerlei AI tools, gaande van systemen die ons helpen bij het schrijven van teksten, tot tools die automatisch taken inplannen en alles er tussenin. Onze favorieten vind je in deze blogpost en de bovenstaande video terug.

Chat GPT

De eerste tool waar we niet omheen kunnen is Chat GPT. Deze tool werd oorspronkelijk op de markt gebracht door Open AI, één van de grootste spelers in de markt die de bal aan het rollen bracht en die ontzettend inzet op het verbeteren en sterker maken van de artificiële intelligentie achter Chat GPT. Mocht je nog nooit eerder Chat GPT gebruikt hebben, weet dan dat je het het beste kan vergelijken met een chatbot waar je eender wat aan kan vragen.

We weten dat klanten van ons de tool in het verleden al gebruikt hebben om hen te helpen bij het maken van een weekplanning, of om ondersteuning te krijgen bij het creëren van gezonde routines. In dat geval kan je de tool als sparring partner gebruiken om te zien waar je mogelijks fouten maakt in je denkpatroon of mogelijke invalshoeken mist.

Bij The Time Hub hebben we een aantal specifieke use cases voor het gebruik van Chat GPT.

Een eerste grote hiervan is om creatiever te denken en ideeën te generen. Zo is het schrijven van dit script iets waar we klassiek de tool voor zouden gebruiken. Niet om het script helemaal uit te schrijven, daarin vinden we het nog net iets te belangrijk om onze eigen tone of voice te gebruiken, maar wel om te zien welke opbouw hij suggereert, welke tools we mogelijks vergeten, welke invalshoeken we missen enzoverder.

Bij het schrijven van dit script bijvoorbeeld leggen we eerst de fundamenten zelf. We noteren over welke tools we het willen hebben en zetten een eerste ruwe versie van een script op papier. Vervolgens gaan we naar ChatGPT en laten we bot weten dat we een script aan het schrijven zijn over de beste AI tools die je productiviteit kunnen boosten.

Waar we Chat GPT ook nog met veel plezier voor gebruiken is voor het brainstormen van creatieve titels, iets waar we niet bijzonder sterk in zijn bij The Time Hub. Wanneer we een script geschreven hebben of de inhoud klaar hebben staan van een masterclass of webinar, geven we deze input vaak aan de chatbot met de vraag om er een leuke titel bij te verzinnen.

Laten we bijvoorbeeld hier eens kijken welke suggesties hij geeft wanneer we hem vertellen dat we een gratis videotraining gemaakt hebben waarin we deelnemers korte, uitvoerbare tips geven om hun productiviteit te boosten.

2. Notion AI

Als je ons al langer volgt, dan zal het niet als een verrassing komen dat we een enorme fan zijn van Notion. Quasi de volledige back-end van The Time Hub, gaande van onze C.R.M. Tot onze content database tot onze projecten voor onszelf en klanten, kan je in Notion terugvinden. Dat betekent logischerwijze dat ook de eigen artificiële intelligentie van Notion deel uit maakt van onze workflow.

In essentie kan je een groot deel van de zaken die je kan doen met de AI van Notion wat vergelijken met Chat GPT. Je kan het gebruiken om content ideeën te brainstormen en om je te helpen artikelen, social media posts en dergelijke te schrijven. Hier is het wel ontzettend belangrijk om heel aandachtig te zijn, net zoals bij Chat GPT, over de juistheid van de dingen die de chatbot je geeft. Omdat A.I. Zijn informatie van over het hele internet haalt, is het niet altijd gegarandeerd dat alles klopt, dus het is belangrijk dat je zelf even een dubbele check doet, zeker wanneer je cijfers, statistieken en wetenschappelijk onderzoek gaat aanhalen.

Waar we Chat GPT vooral gebruiken voor het genereren van ideeën bij bijvoorbeeld het schrijven van blogposts en podcast scripts, gebruiken we Notion AI dan weer vaker om deze te gaan samenvatten en suggesties te doen voor bijvoorbeeld de nieuwsbrief die de podcastaflevering aankondigt.

We geven hier de voorkeur aan Notion AI, omdat hij ook lijkt te leren uit de verdere informatie die in je Notion workspace staat. Zo gaat hij vaak bij het schrijven van een samenvatting van een blogpost, een link maken naar een aanbod dat we hebben, een aanbod dat ook in onze Notion beschreven staat. Het zorgt ervoor dat de AI van onze productiviteitstool naar keuze ons bedrijf best goed kent en dat geeft vaak interessante resultaten.

Wij gebruiken Notion AI om content in onze pagina’s samen te vatten of anders vorm te geven.

Daarnaast is de AI ook sterk in het samenvatten van informatie uit databases. In Notion kan je in verschillende databases informatie opslaan. Zo hebben wij bijvoorbeeld een database voor al onze meetings, eentje voor al onze procedures, eentje voor alle boeken en theorie die we lezen enzoverder. Het leuke is dat je Notion AI hierop kan loslaten om een korte samenvatting te schrijven van elk item in deze database. Zo kan je in een oogopslag zien waar een boek over gaat, wat er in een procedure staat of wat er in een meeting besproken is, zonder dat je zelf de samenvatting moet schrijven.

Notion AI kan je in een vingerknip een samenvatting geven van je Notion pagina’s.

3. Grain

Grain is een tool die ik recent ontdekte via een YouTube video van Ali Abdaal, waarin hij aangeeft dat ze de tool non-stop gebruiken bij meetings. Grain is namelijk een AI partner die je kan toevoegen aan je Zoom meetings als externe partner, maar die automatisch je meetings opneemt en transcribeert. Hij bezorgt je achteraf een korte samenvatting van de meeting, en geeft je key punten en next steps die uit de meeting volgen. Je kan het volledige transcript ook nalezen, tekst selecteren in het volledige transcript om later met anderen te delen. De betalende versie geeft je nog de optie om je meetings te taggen en statistieken bij te houden, maar de gratis versie lijkt me al ruim voldoende voor zijn doeleinde. Uiteraard ben je dan ook wel beperkt in aantallen meetings die je kan houden, maar je kan mensen uitnodigen voor Grain om je aantal beschikbare meetings te vergroten.

Een voorbeeld van een meeting die Grain voor ons heeft samengevat.

4. Speechify

Speechify kan een volgende toevoeging zijn aan de lijst van AI tools die je productiviteit boosten voor zij die ontzettend vaak grote hopen aan informatie moeten of willen verwerken. Denk aan boeken, online artikelen, papers die je leest of download…Speechify is namelijk een soort van Siri stem die online informatie voor jou kan voorlezen, in de stem die je wil en aan het tempo dat je wil.

Je kan ervoor kiezen om zelf documenten te uploaden die Speechify vervolgens voor jou voorleest, of je kan de plugin installeren om eender welke webpagina of artikel voor te laten lezen. Fun fact, je kan bijvoorbeeld de stem van Gwyneth Paltrow of Snoop Dogg selecteren om een artikel te laten voorlezen.

Speechify kan eender welke pagina op het internet voor je voorlezen in een stem die je zelf kiest.

5. Gamma

Wie vaak presentaties maakt voor het werk, kan mogelijks Gamma.app eens bekijken. Met deze gratis AI tool krijg je een aantal credits (ze moeten het toch ergens beperken) waarmee je in een mum van tijd een presentatie kan maken. Is het de allermooiste presentatie? Nee. Is het perfect uitgelijnd? Ook niet. Maar de tool geeft je wel een mooie basis om mee te starten. In de video hierboven kan je een gedetailleerde presentatie zien die we met deze tool creëerden.

6. Tango

Tango is een tool die we recent ontdekten als ondernemer en die het creëren van processen en procedures alweer een hele hoop vergemakkelijkt heeft. Een van onze stokpaardjes voor zowel werknemers als ondernemers is dat het cruciaal is om zowel voor jezelf als voor je collega’s zoveel mogelijk processen te gaan documenteren. Het zorgt voor minder stress voor jezelf wanneer je eens met vakantie bent, omdat anderen je werk gemakkelijker kunnen overnemen, zorgt voor een vlottere communicatie omdat je collega’s en teamleden sneller de informatie terugvinden die ze nodig hebben in plaats van aan je mouw te trekken en het zorgt ervoor dat je ook persoonlijk minder op je geheugen dient te vertrouwen wanneer je een bepaald proces opnieuw moet uitvoeren.

Vooral wie bijvoorbeeld vaak in bepaalde tools werkt of technische processen op de computer moet toelichten, kan Tango je beste vriend worden. Stel dat ik bijvoorbeeld voor mijn virtuele assistent dien uit te leggen hoe ze een nieuwe pagina in Notion creëert, er een blok aan toevoegt, deze visueel vormgeeft en deelt met een klant. Dan kan ik op het moment dat ik start met het creëren van de procedure simpelweg op een knop duwen om een nieuwe Tango te creëren en vervolgens op het scherm de stappen uitvoeren die hiervoor nodig zijn. Tango zal terwijl ik bezig ben mijn scherm vastleggen en achteraf een proces uitschrijven met gedetailleerde screenshots en een tekstuele vermelding van de clicks die ik gemaakt hebt en wat ik precies allemaal op het scherm uitvoerde. Superhandig! Tot nu toe gebruikten we hier videos voor, die ook zeker handig zijn als extra toelichting, maar die bekijk je iets minder snel opnieuw dan een geschreven uitleg met screenshots. Een absolute aanrader dus.

Een voorbeeld van een proces gecreëerd met Tango.

7. Perplexity

Perplexity is een laatste tool die vooral aangeraden werd bij een rondvraag op social media. Het is een alternatief type zoekmachine powered door AI, die features van traditionele zoekmachines en AI bots combineert. Het vat informatie van op het hele internet voor je samen om je een snel antwoord op je vraag te bezorgen, in plaats van je gesponsorde websites en antwoorden bovenaan de pagina te geven en een hoop andere pagina’s die misschien niet meteen een antwoord op je vraag bieden. Net zoals een chatbot kan je vervolg vragen stellen op basis van de antwoorden die je gekregen hebt, en in plaats van een simpele lijst met links, krijg je een samengevat antwoord op basis van de beste zoekresultaten. Je kan wel steeds de oorspronkelijke bronnen terugvinden, want elk antwoord bevat de citaties naar de oorspronkelijke artikelen, papers en nieuwswebsites. Kortom, voor wie op zoek is naar een meer distraction free zoekervaring dan via de traditionele zoekmachines zoals Google en Bing, kan Perplexity een mooie oplossing bieden. Het is bovendien helemaal gratis, met freemium erachter voor een completere ervaring.

That’s a Wrap

Dat waren ze, de AI tools die volgens ons een mooie boost kunnen betekenen voor je productiviteit en efficiëntie. Hebben we er eentje gemist? Laat het ons dan zeker weten via een berichtje op social media of een mail naar team@thetimehub.be en we nemen de tool mee in een volgende video.

Ben je klaar om jouw productiviteit 100% te boosten door efficiënter te leren werken met de juiste set aan tools & systemen? Dan is ons Press Forward traject iets voor jou. Je ontdekt er hier alles over.

P.S. Generatieve AI staat op dit moment nog niet 100% op punt, maar de toekomst biedt wel veel moois. Houdt wel altijd rekening met de voordelen én nadelen van het gebruik van dergelijke types tools en de mogelijke risico’s.

7 AI Tools die je productiviteit boosten