Ellen

In de Ideale Week nemen we je telkens opnieuw mee op onderzoek naar hoe een andere ondernemer zijn of haar agenda indeelt. Ontdek wanneer hij of zij het productiefste werkt, hoe hij of zij een planning maakt en wanneer we hem of haar vooral niet moeten bellen. Deze keer in de Ideale Week, Natalie, welkom Natalie. Stel jezelf kort even voor.

 Natalie

Ja, ik ben Natalie. Ik ben van Limburg en woon daar samen met mijn vriend Martijn. Sinds een aantal jaren werk ik als zelfstandige. Ik ben onder andere nu expert bij the Time Hub. Daarnaast werk ik ook nog als virtuele assistent.

Ellen

Super. En ja, expert in the Time Hub natuurlijk. Vandaar dat we hier ook vandaag zitten. Want het leek me interessant om voor de eerste kick-off van onze Ideale Week meteen jou eens te beginnen uit te horen over hoe jij precies je planning aanpakt en wat er voor jou werkt. Waar dat er misschien nog optimalisatie mogelijk is. Dus ik stel voor dat we er gewoon ineens in vliegen met de eerste vraag.

Hoe laat begin jij over het algemeen aan je werkdag? 

Natalie

Ik ben een ochtendmens. Dus voor mij is in de ochtend beginnen altijd superfijn. Ik heb ook wel een vaste ochtendroutine of ik probeer die toch wel zo goed mogelijk aan te houden. Daardoor start ik meestal wel rond een uur of 7, half 8 aan mijn dag.

Ik vind het op zich nog wel meevallen. Want ik ben zelf geen voorstander van de 5 am club. Dat is voor mij net te vroeg. Ik vind slaap ook heel belangrijk en dat ik voldoende rust heb gehad.

Door die routine heb ik ook wel gemerkt dat ik bijvoorbeeld ook wel in seizoenen werk. Ik merk bijvoorbeeld dat ik in de zomer rustig ietsje vroeger kan opstaan. Maar in de winter merk ik dat ik echt wel de neiging heb naar een kleinere winterslaap. Er zijn ook soms dagen dat ik dan ook wel eens wat langer blijf liggen omdat ik merk dan dat dat echt wel nodig is. Dan doe ik dat ook gewoon en dan start ik wat later.

Dus ik werk daar ook wel mee. Ik heb het al gemerkt de laatste twee jaar dat ik wel in de winter daar soms ook wel echt nodig heb omdat het dan zo wat donkere dagen zijn en het is koud.

Dat hangt van mijn ochtendroutine af:, de standaard dingen: het opstaan, het klaarmaken, ontbijten... Maar ook dat ik een stukje meditatie doe en een stukje journaling.

Ik overloop ook mijn top drie van mijn to do’s van die dag. Dus dat zit er eigenlijk vrij standaard wel in. Ik ben nu een tijdje geleden terug gestart met lopen, wat ik op zich niet super graag doe maar om een klein beetje conditie op te bouwen. Dus afhankelijk daarvan kan het ook zijn dat ik dan soms iets later begin.

Ellen

Oké. Super interessant. Ik ga meteen al helemaal afwijken van de vooropgestelde vragen.

Ik heb al een paar dingen gehoord die ik uiteraard interessant vind om op in te pikken. Je zegt van, ja kijk, in de zomer merk ik dat ik erin slaag om iets vroeger te starten. En in de winter is dat vaak wat moeilijker. 

Ga je daar dan bijvoorbeeld ook rekening mee houden als je je high-level planning voor het volledige jaar gaat opmaken? Dat je weet van, ik ga wat meer mijn pieken in productiviteit inplannen naar de zomer toe?

Natalie

Ja, ik probeer daar wel rekening mee te houden. Met het feit, vooral eerder dan in de winter, als ik dan later start ofzo. Omdat het meestal het najaar, zo na september, merk je dat dat dan zo precies ook bij iedereen zo'n boost komt na de zomer en dat het dan heel druk is. Dan probeer ik daar wel rekening mee te houden als ik dan mijn doelenplan niet te veel inplan. In de zomer hou ik er ook wel rekening mee.

Maar ik moet wel zeggen dat ik persoonlijk in de zomer ook merk dat het bij velen in mijn omgeving veel rustiger is. Dus dat is dan een beetje het omgekeerde voor mijzelf. Dat het allemaal rustiger is en dat je dan plots ook wel op sommige momenten meer energie hebt.

Maar het voordeel daarvan is dat ik eigenlijk die tijd, de laatste tijd, ook meer gebruikt heb om dan ook echt aan mijn zaak te gaan werken. Dus als er in de zomer periodes zijn van minder klantenwerk, dat ik dan eigenlijk die tijd vooral neem om eens rustig na te denken over mijn eigen zaak, hoe is de stand van zaken op dit moment. Hoe is het afgelopen jaar al tot nu toe geweest en wat komt er nog aan bod? Zijn er dingen die ik wil aanpassen of zo? Dat is dan wel een moment om dan ook daar meer tijd aan te geven. En voor mij is de zomer ook sowieso een moment om zelf ook te genieten van de zomer van het rustigere tempo. Dat het wat minder de rush is. Ook al probeer ik dat wel heel het jaar door te proberen om niet te fel te gaan. 

Maar dan is het ook gewoon superfijn om ook effectief de kans te hebben om dan ook mijn eigen ritme te bepalen.

Ellen

Oké, superinteressant. En je zegt dat je een ochtendpersoon bent. Dat kwam er heel snel en resoluut uit.

 Is dat altijd zo geweest? Hoe heb je dat precies ontdekt dat je van nature zo in elkaar zit?

Natalie

Ja, ik denk dat dat altijd wel geweest is. Zeker op werkvlak dan toch. Misschien heel lang geleden, toen ik als student misschien op stap ging, dan kon het wel zijn dat ik heel lang in mijn bed bleef plakken. Maar ik denk dat dat dan meer gebonden is aan de leeftijd en aan die fase van je leven. 

Maar ik heb dat eigenlijk altijd gehad, ook in mijn studententijd, ook met mijn eerste jobs. Dat ik eigenlijk gewoon in de ochtend, in de voormiddag, mijn beste uren heb. Zeker nu als zelfstandige hou ik daar enorm veel rekening mee, dat ik echt die tijd wel bescherm.

Dat zijn echt mijn focusmomenten. Ik kan dan ook echt heel goed en geconcentreerd doorwerken. Dat geeft meteen ook een goed gevoel, want dan weet ik van, oké, ik heb dit al kunnen afwerken. Dat geeft dan een boost voor de rest van mijn dag. En ik heb gewoon gemerkt dat ik echt geen avondmens ben, op vlak van productiviteit. Ik merk gewoon in mijzelf dat mijn energie dan heel snel omlaag gaat.

 Het is voor mij heel moeilijk om me op dat moment ook letterlijk wakker te houden. Maar dat ik veel sneller afgeleid ben, dat als ik bepaalde prikkels krijg, dat dat voor mij gewoon veel moeilijker is om te verwerken. Dus het is toch wel iets, ik weet niet wanneer dat besef juist is gekomen, maar het is iets waar ik toch al vrij lang wel bewust van ben van mezelf.

 Ellen

Je weet dat je geen avondmens bent, maar we merken heel vaak bij onze klanten dat dat in de praktijk ombrengen en er rekening mee houden, als ze weten dat er nog heel veel taken op hun lijstje staan, soms iets moeilijker is.

Hoe gemakkelijk is het voor jou om aan het einde van de dag te zeggen, het is klaar, ik voel dat mijn energie op is en ik stop er gewoon mee?

Natalie

Dat is niet altijd even gemakkelijk, zeker als je weet dat er nog van alles te doen is. Maar uit ervaring weet ik ook dat er altijd wel iets te zal zijn. Het werk gaat nooit gedaan zijn. Dus op dat vlak moet je voor jezelf een bepaalde discipline opleggen. Anderzijds is het ook inderdaad gewoon die prioriteiten juist stellen. Daarom vind ik het heel belangrijk om ’s morgens die top drie voor mezelf nog eens even te herhalen. Ik doe dat ook altijd op het einde van de dag, voor de dag nadien, dat ik een kort check-in en check-out moment hou, waarbij ik effectief kijk wat ik vandaag effectief gerealiseerd heb. En daar ook echt keuzes in ga maken van wat is echt belangrijk en dringend en wat moet er effectief nu ook gebeuren. Dat geeft me dan ook meteen weer gemoedsrust en ook een heel goed gevoel van als ik dit gedaan heb vandaag, dan is het voor mij ook weer oké.

 Dan gaat dat schuldgevoel weg en het slechte gevoel over dat er nog zoveel werk is en je jouw computer al gaat dichtdoen, is dan ook veel minder. Omdat je weet dat je toch al heel wat gerealiseerd hebt. Wat ook helpt is dat je je eigen realisaties precies oplijst en bijbouwt. Dus de positieve dingen die je gerealiseerd hebt. Als je op een maand tijd eens zou terugkijken wat er allemaal gebeurt is in die maand tijd en wat je allemaal gerealiseerd hebt. Dat kunnen ook hele kleine zaken zijn. Al is het maar een mailtje dat je hebt beantwoord en dergelijke zaken, dan is dat gewoon immens veel. Sommige mensen staan niet altijd stil bij wat ze allemaal gedaan hebben. Ze denken alleen maar aan wat er nog gaat komen.

En ik denk die omgekeerde reflex is heel belangrijk om te zien van waar je komt. Dan zie je dat je effectief heel wat hebt gerealiseerd. Ik denk dat dat ook wel veel makkelijker is om dan te zeggen van, het is goed, ik mag nu ook effectief wel stoppen.

Het is ook natuurlijk heel belangrijk om voldoende rust te nemen, want er is altijd zoveel gaande. We leggen onszelf heel veel druk op, van onszelf, maar ook door de omgeving en de maatschappij. Dat werkt niet altijd naar je eigen voordeel, want maar blijven gaan is in mijn ogen totaal niet productief, maar heeft net het omgekeerde effect. Dus ik denk dat het ook heel belangrijk is om op tijd te stoppen, om ook nog wat quality time te hebben met je gezin, met je familie, of gewoon zelfs helemaal niks te doen. En ook voldoende tijd te hebben om te rusten en ook te slapen.

 

Ellen

Wat uiteraard honderd procent in lijn is met de visie die we bij the Time Hub willen hanteren.

Je bent aan het begin van de dag het productiefste, dus dan heb je jouw focusuren en die probeer je zo goed mogelijk te beschermen. Hoe doe je dat dan precies?

 Natalie

Ik ben heel gestructureerd, dus ik werk natuurlijk ook met mijn vaste blokken. Ik probeer er dus wel rekening mee te houden dat mijn focustijd staat tussen acht uur en tien uur ‘s morgens. Maar idealiter de hele voormiddag als het echt kan. Maar zeker die eerste twee uurtjes probeer ik echt vrij te houden. Die staan standaard geblokkeerd in mijn agenda. Dan probeer ik eigenlijk zo weinig mogelijk andere dingen daarop in te plannen. Zo kan ik me die eerste uren van de dag focussen op wat ik op dat moment belangrijk vind. De andere afspraken, dus meetings en dergelijke, plan ik sowieso in de latere namiddag in omdat dat voor mij soms momenten zijn dat ik zo even een dip heb. Dan is een gewone videocall wel iets makkelijker om op die momenten in te plannen. Of om al snel uw mailbox na te kijken, plan ik dan ook later in.

Ik communiceer daar ook open over. Als andere mensen dan vragen voor een afspraak op dat moment, dan zeg ik: ‘nee, dat kan helaas niet, want dat is mijn focusstijd.’ Ik plan geen meetings in op dat moment. Meestal maken ze er dan ook geen probleem van. 

Ellen

Als virtuele assistent sta je in dienst van andere ondernemers. We merken dat klanten die een dergelijke functie doen, het vaak heel moeilijk hebben om die grenzen te gaan bewaken. Ze denken dan vaak dat ze moeten kunnen springen als hun klant belt of iets nodig heeft. 

Hoe kijk je daar zelf naar?

Natalie

Ja, dat is inderdaad niet makkelijk, want ik heb daar zelf ook moeite mee gehad om die grenzen te bewaken en ook aan te geven. Mijn belangrijkste tip is om daar heel eerlijk en open over te communiceren. Het is ook zo dat ik meestal na mijn focusmoment ook effectief een stukje werk doe voor één van mijn VA-klanten. Dan probeer ik mijn taken te bundelen per klant, zodat als ik voor een klant werk, ook echt volledig gericht ben op die klant en zijn taken eerst afwerk en dan pas aan de volgende klant werk. Ik heb aan mijn klanten gecommuniceerd op welke dagen ik voor hen werk. Dan weet die klant ook heel goed wanneer die bepaalde taken kan doorgeven of terug verwachten. 

Ik geef ook altijd aan hoe ze mij kunnen bereiken als er iets dringend is. Bij mij is dat via WhatsApp of Slack.

Als ik dan daar een berichtje in krijg, dan weet ik dat er een dringende opdracht is, dus dan ga ik dat dan bekijken en dan laat ik ook meteen weten of ik dat vandaag in orde kan brengen. Moest het in het slechtste geval niet lukken, dan geef ik het ook gewoon mee en dan is het aan de klant om te kijken of ze het zelf gaan doen of een ander alternatief gaan zoeken.

 Ellen

Helemaal iets waar we achter staan natuurlijk, rond die grenzen stellen, maar het is niet altijd even gemakkelijk in de praktijk toe te passen.

Natalie

Nee, het is ook iets waar ik soms zelf nog moet leren om op dat vlak assertief te zijn. Het is helemaal niet gemakkelijk om soms nee te zeggen of je grenzen aan te geven. Ik ben geen VA die 24 uur op 24 uur beschikbaar is. Maar ik communiceer dat dan ook wel open naar hen toe en ik denk dat het gewoon een belangrijke is om te kijken naar jezelf. Voor jezelf eerst bepalen van, oké, wat zijn mijn grenzen? Hoe ver wil ik gaan of op welke uren wil ik werken? Wat zijn mijn momenten waar ik het meest energie heb en wanneer niet? Er zijn mensen die zeggen dat ze graag in het weekend werken. Dan kan dat. 

Ik denk dat daar de bedoeling is om goede afspraken te maken en dan voor jezelf te kijken hoe dat voor jou voelt. En als dat gaat, dan is dat prima. Want elke persoon is uiteindelijk weer anders.

Ellen

We hebben al een beetje gehoord dat je eigenlijk met blokken werkt. In de voormiddag heb je jouw focusuren, in de namiddag meetings. Na jouw focus blokken doe je wat incheckmomentjes. Is dat ook elke dag hetzelfde? Of merk je dat je dagen fluctueren en variëren en dat je op andere dagen andere energie hebt?

Natalie

Het is min of meer gelijkaardig. Er is wel een beetje variatie in. Het hangt inderdaad ook af van de dag hoe het loopt en hoe je je voelt. Het kan soms zijn dat de ene week wat vlotter gaat dan de andere week. Of de ene dag wat vlotter gaat dan de andere. Dat heb ik sowieso.

Woensdag namiddag is voor mij een blok ingepland als een soort bufferblok, voor noodgevallen en marge voor het geval ik ergens tijd tekort heb of als er bepaalde dingen extra komen of als ik iets verder in detail wil afwerken.

Dat is ook een beetje een buffer om een soort van klein rustmomentje te kunnen hebben als het nodig is. Ik merk dat er al heel veel gebeurd op die tweeënhalve dag, dat je al heel veel gewerkt hebt en heel veel uitgevoerd. Dan merk ik wel dat ik dat meestal al fijn vind als ik die woensdag namiddag een stuk als back up heb. Dat geeft me zo wat gemoedsrust. Dat geeft me ook gewoon de mogelijkheid als ik het wat rustiger aan wil doen of om een uitgebreidere lunch doen met mijn vriendin. Dan plan ik die op dat moment in. Dan lukt het ook weer voor de rest van de week ook weer verder te zetten.

Mijn administratiemoment en mijn reflectiemoment is ook stevast op vrijdagnamiddag. Voor mij is vrijdagnamiddag geen goed moment om nog met superbelangrijke dingen bezig te zijn. Voor mij is het zo het uitbouwmomentje. Ideaal dus voor de administratie bezig te zijn of zaken die blijven liggen, maar ook om te reflecteren over de week: wat is er gebeurd en wat moet er nog gebeuren de komende weken? Zijn er taken blijven liggen of niet? Moet ik nog telefoontjes doen of beantwoorden?

Het is eigenlijk een beetje een recap van die week en ook een vooruitblik naar de volgende week. Dat is voor mij dan ook weer een mooie afsluiter. Dan kan ik ook met een goed gevoel het weekend ingaan. Ik heb dus wel een aantal vaste momenten. Voor de rest heb ik zo niet echt mijn thema. 

Ik heb ’s morgens mijn focusmomenten. Daar kan het thema wel in switchen omdat ik kijk wat daar nodig is. Dat kan soms zijn dat ik echt strategisch aan mijn zaak ga werken. Maar het kan ook zijn dat ik echt aan mijn contentcreatie bezig ben. Of het kan ook zijn dat ik aan een workshop of een training voor the Time Hub werk.

Ellen

Is dat iets wat je ruim op voorhand bepaalt? Of is dat eerder wat go-with-the-flow?

 Natalie

Ja, ik probeer daar wel wekelijks naar te kijken. Ik heb blokken geblokkeerd en op de moment zelf ga ik kiezen. Als ik bijvoorbeeld heb ingepland om teksten te schrijven voor mijn content creatie, maar mijn creativiteit komt niet, dan kan het zijn dat ik switch naar iets anders. De content plan ik dan op een ander moment in. Ik probeer daar wel flexibel in te zijn. In het begin werkte ik met thema’s, maar ik merkte van mezelf dat mij dat dan soms blokkeerde. Dan zat ik voor mijn scherm te wachten tot de inspiratie ging komen. Dan ben je ook gewoon je tijd aan het verspillen, waardoor je dan ook weer slecht gaat voelen.

We zijn nog altijd mensen, dus ik denk dat dat mogelijk moet zijn om eens te switchen. Dat maakt het ook gewoon makkelijker, luchtiger en plezanter voor jezelf.

Ellen

Ja, honderd procent. Ik vind het altijd zo boeiend als mensen in januari kunnen zeggen wanneer ze in februari en maart een hele dag contant gaan schrijven. Fantastisch, maar dat zou voor mij niet werken. Omdat je die creativiteit kan je meestal niet kan inplannen. En wie zegt er dat je op die moment: Eén, dat het belangrijkste en dringendste is dat je gaat moeten doen. En twee, dat je in de juiste mindset en mood ervoor bent.

 Natalie

Ik heb dat ook eens gehad. Het leek me makkelijk om alle nieuwsbrieven voor de volgende weken te schrijven en één dag gewoon te blokkeren. Maar ik was dan na een halve dag al zo stikkapot van al die teksten te schrijven. Dat is vrij vermoeiend en mijn perfectionistisch kantje komt dan soms naar boven. Daardoor wil ik het té goed doen. Of dan krijg je soms te veel ideeën op dat moment waardoor je dan de tijd soms uit het oog verliest. Dan merk ik dat ik mijn eigen goede tips, die ik aan anderen geef, ook niet altijd opvolg. Dan kom ik tot de conclusie dat het niet zo’n goed idee is om een ganse dag teksten te schrijven. Dat was te intensief. Dus nu heb ik het echt gewoon opgesplitst in kleinere stukjes. Voor mij zelf is dat een manier die veel beter werkt.

 Ellen

‘s Avonds en in het weekend werken, is dat iets dat je soms wel eens durft doen?

 Natalie

Ik doe dat wel eens. Maar dat is echt met uitzondering. Als ik soms met iets bezig ben of iets nieuws aan het uitwerken ben, en ik zit er helemaal in. Dan heb ik goesting om het af te werken. Dan kan het zijn dat ik de laptop openklap en nog verder werk. Soms hebben klanten ook een heel leuk project of lancering waarvan ik weet: hier wil ik echt bij zijn of dit vind ik echt supertof. Dan ga ik dat uiteraard wel doen.

Maar ik probeer het wel te beperken. Dus in eerste instantie probeer ik het wel liefst doorheen de dag. Bij uitzondering is het meestal ‘s avonds. En het weekend is dan echt heel uitzonderlijk.

Dan zijn er nog de leukere dingen, de feestjes of de netwerk-events als dat ’s avonds is.  Daar kies je dan zelf bewust voor. Maar dat vind ik op zich ook wel leuk. Want dan kom je natuurlijk weer met mensen in contact. Dan merk ik daarna ook wel dat ik veel meer prikkels heb gehad. Dus dan ben ik ook wel meestal blij dat ik de dag erna terug rustig in mijn eigen cocon kan zitten. Maar het is ook altijd supertof om daar naartoe te gaan.

 Maar om echt heel productief ’s avonds en nog uren door te werken ‘s nachts of zo, wat sommige mensen heel goed kunnen, dat zou voor mij persoonlijk niks zijn.

Ellen

Dat is ook een van de belangrijkste boodschappen die we willen meegeven. Iedereen zijn ritme is daarin anders. Het standaard 9 to 5 dat voor veel mensen de norm is, daar hebben we het voordeel als ondernemer dat we ons daar niet per se aan moeten houden.

Dus als er mensen zijn die in de ochtend heel productief zijn tussen zeven en tien. Maar daarna is er even niets met hen aan te vangen dus gaan ze even sporten en daarna beginnen ze terug, dat kan helemaal prima zijn.

 Natalie

Ja, want het zijn dat ik in het weekend werk. dan is de kans vrij groot dat ik dat in de voormiddag doe en dan vind ik dat soms ook helemaal niet erg. Dan ben ik inderdaad gewoon ook weer in een bepaalde flow. En als je dan één keer bezig bent, ben je ook blij dat je het gedaan hebt. Maar dan is het ook gewoon omdat je dat ook kunt en omdat je dat ook graag doet. En vooral ook het feit dat ik mijn eigen ritme nu kan kiezen en kan bepalen. Ja, dat vind ik supertof.

Ellen

Oké, zalig. Superveel interessante dingen al gehoord.

Ik heb nog één vraag. Wat is jouw tip die voor jou al het verschil heeft gemaakt qua planning en die je graag zou meegeven aan anderen?

Natalie

Oeh, dat is een moeilijke. Er zijn er zoveel.  

De tip die ik zou geven is dan het reflectiemoment. Omdat dat iets is waar ik eigenlijk wel zelf merk, als ik dat niet doe, dat ik me dan meteen slechter voel of dat ik me een beetje ongemakkelijk voel en dat ik niet goed het overzicht weet.

Daarmee bedoel ik dat je wekelijks gewoon even een kort moment houdt. Je overloopt de week en kijkt wat je hebt gedaan. Zo weet je of je op de goede weg bent. Welke taken heb je niet kunnen uitvoeren? Deze kan je dan opnieuw inplannen.

Je gaat ook kijken of je nog post hebt liggen of notities die je ergens moet inzetten. Maar kijk ook zeker naar wat je fijn vond aan de week. Zijn er misschien dingen die je anders wilt doen? Daar leer je enorm veel van.

Kijk daarnaast ook naar de week die komt. Hoe ziet die eruit? Zijn er misschien afspraken die je moet verzetten? Of moet je misschien wat meer rust inplannen? Voor mij is dat gewoon super waardevol. Omdat je dan eigenlijk op heel korte termijn kunt zien wat je huidige status is en je hebt de kans om nog bij te sturen.

Dan kun je eigenlijk ook heel gerust het weekend in en je kan je maandag ook veel rustiger starten. Want je weet wat er op je lijstje staat voor de komende week. Je kent je prioriteiten en dan kan je rustig van start gaan.

Dus ik zou zeggen... Probeer dat zeker eens uit en dan ga je zeker ervaren wat de voordelen zijn.

Ellen

Ja, zeker. En een vrijdag namiddag is daarvoor ideaal. Met een lekkere koffie erbij komt dat helemaal goed.

Heel erg bedankt Natalie voor de fijne inzichten en voor de tijd.

Wat fijn om te horen hoe Natalie haar planning aanpakt. En hoe mooi dit in lijn is met de visie van the Time Hub op productiviteit. Natalie is bij the Time Hub dé expert voor de press play knop en vertelt je graag meer over alles wat met doelen en plannen te maken heeft. Ze helpt jou met plezier een planning op jouw maat maken in onze live dagtrainingen en in onze one-on-one begeleidingstraject. Ontdek hierover meer via de link in de beschrijving.