Ellen

Als tech- en tool-nerd staan we bij de TimeHub altijd te springen om nieuwe applicaties en software te ontdekken die onze workflows verder kunnen optimaliseren. Daarom vragen we andere ondernemers de pieren uit de neus over hoe ze hun werk en informatie organiseren in de Tools & Tech afleveringen. Deze keer op de blog, Annelies.

Welkom, Annelies. Stel jezelf eens voor.

Annelies

Ik ben dus Annelies. Ik ben online business manager bij Annelies at Work. Als online business manager ondersteun ik vooral sterk groeiende ondernemers in het operationeel management van hun bedrijf. Ik ben een rechterhand, een beetje een brainstormpartner. Ik hou me vooral bezig met het efficiënt inrichten van bestaande processen met tools. Ook projectmanagement van nieuwe ideeën, zodat die eindelijk echt werkelijkheid worden en niet alleen maar blijven bestaan in het hoofd van de ondernemer. Ook teammanagement is iets dat ik vaak voor mijn rekening neem.

Naast online business manager in mijn eigen bedrijf, ben ik sinds kort ook expert bij The Time Hub, waar ik dan vooral de rol van accountability en support coaching opneem, voor ook weer alles wat met die structuur, tools, systemen en efficiëntie te maken heeft.

Ellen

Dat is echt het leukste deel aan time management, zou ik niet zeggen, maar wel hetgeen dat zo heel hands-on is en dat je echt met kleine tweaks een groot verschil kunt maken.

Daarom vind ik het ook superinteressant om voor het eerst de pieren uit de neus te vragen over de tools en tech die je zelf eigenlijk het liefst gebruikt. Dus ik stel voor dat we er daarom meteen in vliegen.

Als eerste ben ik vooral heel benieuwd naar wat je zelf gebruikt als takenmanagementsysteem, want je hebt heel veel zaken om te overzien natuurlijk met alle verschillende klanten waarvoor je werkt. Dus daar ben ik heel benieuwd naar.

Annelies

Klopt. Ja, als takenmanager gebruik ik eigenlijk net zoals jij zelf, Ellen, Notion. Ik ben een enorme fan van Notion. Eigenlijk is Notion veel meer dan mijn takenmanager. Ik noem dat zo ook al eens een keer mijn externe geheugen. Dus alles, zowel van mijn bedrijf als mijn privéleven, zit daarin, zodat ik echt ook mijn hoofd kan leegmaken en alles daarin kan gaan droppen.

Ellen

Hoe ben je daarbij gekomen dan? Want de tool wordt wel steeds populairder, maar een aantal jaren geleden was dat nog niet helemaal het geval.

Annelies

Nee, dat klopt. Want ik moet zeggen, ik heb geëxperimenteerd met vanalles door de jaren heen. Ik heb dan een aantal jaren geleden in een burn-out gezeten en vandaaruit op zoek gegaan naar tools en systemen die mij het leven makkelijker kunnen maken. Ik heb gewerkt met een Trello, een Google Keep, een OneNote, een Evernote. Dan gaat dat meer over dat notitiemanagement. Ik ben zelfs een tijdje volledig overgeschakeld opnieuw op papier met de bullet journal. Daar heb ik mij heel hard in verdiept. En dan op een bepaald moment ben ik via Instagram, eigenlijk via het account van The Time Hub, heb ik wat kennis gemaakt met Notion. Ik heb dan zo eens een keer een gratis video van u daarover bekeken. En sindsdien is er geen enkele tool die Notion kan vervangen.

Ellen

Leuk om te horen dat dat het pad is dat jou tot Notion geleid heeft. Wat ik daar zelf ook heel interessant aan vind, is dat Notion natuurlijk van nature geen klassieke time-management-tool en geen klassieke takenmanager is. Hoe heb je dat aangepakt om daar toch voor jezelf een bepaald systeem in te gaan creëren?

Annelies

Ja, enerzijds heel veel uitproberen, maar ook gaan rondkijken hoe anderen dat doen. Voorbeeldjes gaan bekijken. Wat voor mij wel hielp, was dat ik al een tijdje met bullet journaling bezig was. Er zitten gelijkenissen tussen de twee systemen. Bij bullet journaling begin je ook met een lege planner, met lege pagina's met puntjes. Ik tekende daar echt zelf met lijnen en grafieken. Ik heb daar een hele eigen structuur in gemaakt. In Notion ging ik dat dan digitaal doen. Dat vond ik net zo fijn dat ik heel mijn eigen structuur, die ik al een beetje in mijn hoofd had van in mijn bullet journal, dat ik die digitaal zelf kon gaan implementeren, zonder de beperkingen van een andere tool. Want daar liep ik altijd maar weer op vast van ja, maar ik wil dat zo doen. En ik weet wel dat de beste manier om ermee om te gaan is zoals een tool het zegt, maar voor mij werkt dat niet. En gewoon heel veel proberen. Heel vaak heb ik een Notion workspace even aan de kant gezet en helemaal opnieuw begonnen. Ideetjes gezien van anderen en weer uitgeprobeerd. Dus echt spelen. Ik zie Notion als een speeltuin.  

Ellen

Interessant. Als het op takenmanagement aankomt, kan je in Notion met heel veel tags, properties, deadlines en links aan projecten gaan werken. Of je kan het net heel simpel houden. Waar vind jij jezelf ergens in die stroming?

Annelies

Ik vind het voor mezelf simpel, maar ik denk wel, als ik de twee opties hoor, dat het in het complexe plaatsje past. Dus inderdaad, het is gelinkt met projecten encategorieën. Ik heb dan ook nog priorities ingesteld. Ik heb daar dan nog een property bij die zegt, is dat iets wat vaststaand op een bepaald uur moet gebeuren? Of is dat een taak? Voor mij lijkt het simpel, maar er zit wel heel wat achter. Door de jaren heen opgebouwd, uiteraard.

Ellen

Interessant. Ik haal er ook uit dat een volledig simpel systeem niet meer zou volstaan met het feit dat je verschillende klanten en trajecten hebt om te gaan beheren. Dat alles net heel goed gecentraliseerd moet worden, maar ook in de kern heel verschillend is.

Je zegt, het is mijn extern digitaal geheugen, dus ik gebruik het eigenlijk voor alles. Dus ik vermoed ook voor kennis en notities in op te slaan. Hoe pak je dat dan precies aan?

Annelies

Mijn Notion is onderverdeeld in een aantal hubs, waar ik dan plekken heb om bepaalde informatie en vooral linkjes te gaan opslaan. Ik heb bijvoorbeeld een database met allemaal learnings. Dat kunnen cursussen zijn of webinars of boeken die ik lees, waar ik iets uithaal, waar ik het eigenlijk allemaal kan gaan inzetten. Ook voor mijn klanten gebruik ik in het meeste gevallen Notion: waar ik de meeting minutes maak, waar we projecten documenteren. Dus echt als een uitgebreide notitiemanager.

Ellen

Het is een element van een goeie takenmanagementsysteem of een goeie timemanagementsysteem, waarvan ik merk dat mensen het soms durven vergeten, is eigenlijk een plaats om die informatie te gaan opslaan, die notities. En dan komt dat soms een keer op je telefoon terecht of komt dat soms een keer ergens anders. Digitaal is dat toch net iets handiger om alles te gaan centraliseren.

Annelies

Klopt. Ik heb Notion op mijn telefoon staan. Eigenlijk gaat altijd alles rechtsreeks daarin.

Zelden dat ik ook nog eens even iets op papier noteer, enkel als ik niks anders bij de hand heb.

Ellen

Want wat ik mij dan wel kan voorstellen, als je zegt dat je direct heel veel zaken opslaat in je notitiemanagementsysteem, en dat is dan een Notion, hoe maak je dan dat dat voor jezelf toch allemaal netjes en gestructureerd blijft? Heb je daar een bepaalde routine in?

Annelies

Ik heb een tijdje geëxperimenteerd met zo'n inboxsysteem, om in Notion één plek te hebben waar ik alles kan gaan verzamelen en dan bijvoorbeeld één keer per dag of per week op zijn plek te zetten. Ik moet toegeven dat dat voor mij eigenlijk niet gewerkt heeft. Ik merkte dat ik het ofwel toch onmiddellijk op zijn plek ging zetten, ofwel dat het daar weken bleef staan in die inbox. Mijn structuur is voor mijzelf ondertussen zo intuïtief geworden, dat ik automatisch naar de juiste plek ga als ik iets moet noteren.

Ellen

Wat eigenlijk mooi meegenomen is, want zo vermijd je uiteindelijk wel dubbel werk.

Het hele systeem van de inbox bestaat er net in, omdat we over het algemeen de tijd niet nemen om dat te gaan doen en dat dan een rommelboeltje wordt. Maar als je meteen de juiste logica hebt en de routine hebt om dat op de juiste plaats te zetten, is dat veel beter.

Als je puur kijkt naar agenda-management, wat gebruik je daar voornamelijk voor?

 Annelies

Ik gebruik Google-kalender. Ik heb er verschillende: werk, privé, daar heb ik er dan ook nog een aantal apart. Ik heb één met mijn ex-partner, met de papa van mijn kinderen, voor de planning daar. Ik heb hier nog een gezinskalender. Dat allemaal in één overzicht in mijn Google-kalender.

Maar daarnaast, en dat is een beetje dubbel werk, staat ook alles in mijn Notion. Want ik gebruik mijn takenmanager en agenda een beetje door elkaar. Dat is misschien niet zo de best practice, maar wat voor mij werkt. Wekelijks, op vrijdag, ga ik naar de komende week kijken: wat staat er allemaal op de agenda qua to-do's, maar ook qua meetings, qua afspraken, zowel business als privé. Die ga ik allemaal mee in mijn takenmanager zetten. Die hebben dan een aparte tag van dit is een afspraak, dit is geen to-do. Dat is dubbel werk, omdat ik ze dan vanuit mijn Google-kalender in mijn takenmanager ga zetten.

Maar omdat dat in mijn proces zit van mijn weekplanning helpt mij dat net om een heel goed beeld te hebben wat er allemaal op mijn bordje ligt de komende week en voelt dat voor mij niet als dubbel werk.

 Ellen

Ik heb het ook een hele tijd zo gedaan. Dat helpt ook om enerzijds dat te beseffen, wat je net zelf zei, maar ook om soms eens te zien van ik heb hier een blok of een meeting in mijn agenda staan, terwijl dat eigenlijk al gigantisch druk is, of dat niet het moment is om die meeting te houden, omdat dat nice to have is. Dus misschien moet ik toch overwegen of dat nu het juiste moment is ervoor. Want dan zie je pas echt alles samen.

Annelies

Ja, en dat heb ik dan als ik afspraken maak met klanten. Ik zit in een call met klanten en er moet een taak gebeuren die veel tijd vergt. Dan kan ik in mijn agenda gaan kijken en zeggen van ah, ik kan dat tegen vrijdag wel doen. Maar dan weet ik niet wat andere taken dat er eigenlijk allemaal al gepland zijn. Ik kan naar mijn takenmanager gaan en kijken van ah, die dag staat er nog niet veel gepland, dan kan ik dat wel doen. Maar dan weet ik niet welke meetings er gepland staan.

Dus dat gecombineerd overzicht maakt het voor mij ook makkelijker om afspraken te maken of mij te committen aan deadlines voor klanten of voor anderen.

Ellen

Op het moment van spreken is Notion eigenlijk net uitgekomen met Notion Calendar, een eigen applicatie, wat heel mooi synchroniseert met Google Calendar. Dus ik denk dat dat voor u wel heel nuttig gaat zijn om daar eens in te duiken. Ik heb het zelf nog niet gedaan en ben het aan het afblokken totdat ik er eens op een avond in de zetel eventjes kan induiken.

Annelies

Dat is voor mij hetzelfde. Ik dacht eerst ah, ik ga er eens vlug naar kijken, maar ik weet, zoiets is niet vlug, dus ik heb het ergens geparkeerd.

Ellen

Voila. Het is met heel veel discipline en wilskracht om te zeggen, nu even niet. Maar ja, zeker met uw logica, aangezien dat je al alles Google gebruikt en dan Notion, gaat het waarschijnlijk wel een mooie toevoeging zijn aan de calendar.

Zullen we dan eens gaan kijken naar, laten we zeggen, de vrees van elke ondernemer, de mailbox? Wat werkt daarin voor jou heel goed om die te temmen en onder controle te houden?

 Annelies

Mijn mailbox is altijd heel mooi opgekuist. Althans, mijn inbox in de mailbox. Ik ga niet zeggen dat ik altijd een inbox zero heb. Daar streef ik wel naar. Dat lukt vrij zelden, maar er is wel altijd een kort lijstje wat er staat. Nu, hoe ik dat eigenlijk doe? Geen idee eigenlijk. Dat is gewoon wie ik ben of hoe ik in elkaar zit. Ik kan heel moeilijk tegen chaos.

Ik krijg stress als ik een mailbox zie met ellenlange lijsten, waar er meer dan honderd ongelezen mails staan. Dus dat kan ik niet. Als ik in mijn mailbox duik, dan gebruik ik het principe: is het onder de twee minuten, dan behandel ik het nu. Anders dan gaat het naar Notion of naar mijn kalender of wat er dan ook moet gebeuren. Ik heb ook wel een hele mappenstructuur. Niet super uitgebreid, maar wel een aantal categorieën, waar alles naartoe gaat. Dus ik gooi ook weinig mails weg. Ik schrijf me wel constant uit van nieuwsbrieven.

Maar voor de rest kan ik heel moeilijk de vinger erop leggen hoe ik het nu precies zo efficiënt kan beheren.

Ellen

En op basis waarvan beslis je dan wat dat eventueel blijft staan, of wat dat naar je takenmanagementsysteem gaat? Of is dat ook een beetje gut feeling?

Annelies

Ja, een beetje gut feeling. Ik betrap mij er soms wel op dat ik nog mailtjes opnieuw op ongelezen zet, omdat ik denk, ik moet er nog iets mee. Maar het is niet de moeite om het in mijn takenmanager te gaan zetten. Dat werkt niet helemaal perfect, maar ik heb daar zo wel mijn eigen draai in gevonden. Ik heb dat ook altijd al gehad. Ik weet, vroeger als ik nog in loondienst was, dat het op de een of andere manier ook altijd lukte om die mailbox onder controle te houden. Om de mailbox te gaan bekijken op momenten dat je weet dat je er iets mee kunt doen. Dat denk ik wel dat dat een hele belangrijke is.

Ellen

Ja. Ik denk dat wat je daar zegt, vaak de essentie van het verhaal is hoe een mailbox snel kan ontploffen en voor chaos en onrust kan zorgen. Dat is door dat te pas en te ontpas te checken en niet te zeggen, nu ga ik effectief elke mail bekijken. Soms zelfs niet beantwoorden, maar wel beslissen, wat moet ik hiermee?

Annelies

Ik beheer ook heel wat mailboxen van mijn klanten. Daar moet ik ook een structuur in hebben en daar ga ik alleen maar inloggen in de mailbox als ik zeg, oké, nu ga ik even de mails van die klant behandelen en bekijken. Dan maak ik daar ook de tijd voor. Dat trek ik dan gewoon door naar mijn eigen mailbox.

Ellen

Je hebt heel veel mailapplicaties, zoals wat wij bijvoorbeeld gebruiken intern met The Time Hub is Missive, waarin je eigenlijk de keuze kunt maken om meerdere mailaccounts in één tool te laten samenkomen. Bij jou is dat dus een bewuste keuze om dat niet te doen.

Annelies

Ja, dat klopt.

Ellen

Dat volg ik wel. Omdat je dan effectief de bewuste keuze maakt, nu ga ik voor deze klant werken, dus nu ga ik met de mails van deze klant aan de slag.

Annelies

Ja, want het geeft mij soms onrust. Ik ben wel iemand die heel snel wil reageren op dingen. Als ik continu alle mails van alle klanten zie, dan heb ik het gevoel van, ja, waar moet ik nu beginnen? Want iedere klant is even belangrijk. En vaak zijn dat dan ook mailtjes van nog klanten van mijn klant, waar je dan natuurlijk heel goed op wilt reageren. Ik plan het wel in dat ik ze allemaal een keer per dag heb bekeken. Maar ieder op hun moment. En dat geeft mij rust.

Ellen

Dat vind ik wel een interessante om even op in te pikken. Omdat, gezien je job natuurlijk, er zijn heel veel communicatiekanalen. En ik vermoed dat er ook met heel veel klanten heel veel verschillende communicatiekanalen zijn.

Hoe probeer je daarvoor jezelf een grens in te trekken, dat je niet langs alle kanten opgetrokken wordt door pingsjes en notificaties en dergelijke?

Annelies

Dat is enerzijds communicatie per mail. Ik gebruik Google Chrome, waar ik voor iedere klant een apart profiel heb. Dus ik kan een apart browserventer open doen, waar ik dan kan inloggen in een mailbox. Vroeger had ik die allemaal tegelijkertijd open staan. Dat doe ik ook al niet meer. Nu ga ik ze echt heel bewust gaan opendoen. Daarnaast werk ik eigenlijk met 90% van mijn klanten ook via Notion. Dus als er dan ook vragen of opmerkingen komen, of we zijn samen ergens aan aan het werken, gebeurt dat via Notion. Dat werkt voor mij ook wel vlot, omdat dat ook meestal in hun account is.

Waardoor als ik in mijn Notion zit, dan zie ik wel ergens een notificatie van er zijn nog andere accounts waar meldingen zijn. Maar die zijn niet zo echt in your face. Dus dan lukt dat wel even om die te negeren.

En voor de rest communiceer ik eigenlijk via WhatsApp. Wat niet iedereen even gemakkelijk vindt. Maar ik kan daar wel goed mee om. In die zin van, ik heb maar één WhatsApp, dus geen privé of business WhatsApp. Maar ik kan wel heel goed zeggen, ik ben nu niet meer aan het werk. Dus die berichten worden gewoon niet gelezen. Die zijn voor morgen.

Annelies

Oké. Mooi. Ja, en dat vind ik wel heel interessant aan alles wat jij vertelt. 

Dat vind ik het leukste aan wat we doen bij The Time Hub. Je hebt de strikte, klassieke time management regels. En jij zegt ook gewoon, ik experimenteer met alles, maar uiteindelijk maak ik mijn eigen set aan regels en hou ik me niet per se aan een klassieke dogma. Maar kijk ik gewoon wat dat voor mij werkt. En als WhatsApp geen afleidende factor is voor je, dan by all means. Waarom niet? Het is gewoon vooral die bewuste keuze maken, daar ontbreekt het vaak aan.

Annelies

En ook weten dat er alternatieven zijn. Dat als iets niet loopt op de manier waarop je wilt, dan gaan we zoeken naar alternatieven. Je vindt altijd wel iets wat bij je past.

Ellen

En op dat moment ook naar klanten de boodschap durven geven. Kijk, WhatsApp sturen werkt niet meer voor mij, want ik vind het moeilijk om de grens erin te bewaken. Dat dat ook helemaal prima is.

En nu ben ik heel benieuwd met de volgende: Deze tool moet iedereen kennen. Wat is dat voor jou?

 Annelies

Dat is een moeilijke vraag. Met de voorbereiding van de podcast had ik er al eens over nagedacht. Welke tool moet iedereen kennen? Er zijn er zoveel die ons leven makkelijker kunnen maken. En het is ook heel erg afhankelijk van wat je doet, waar je mee bezig bent, wat handig kan zijn.

Notion is voor mij al onmisbaar. Dus dat is al zeker een tool. Die heb ik al besproken.

Maar denk ook aan een Canva, een Calendly, de Zapier, Plug & Pay. Maar dat zijn zo wel tools die vaak genoemd worden. Maar als ik dan denk aan eentje dat nog niet zo gekend is door iedereen, dan is het Pushbullet. Dat is eigenlijk een app waarmee je heel gemakkelijk dingen kunt delen tussen je gsm en je laptop. Ik merkte een paar jaar geleden dat ik nogal vaak mezelf een WhatsApp-berichtje stuurde met een bepaalde foto die ik in Canva op de computer had gemaakt maar die ik dan nodig had met een gsm om te posten als story, of bij een reel of dergelijke. Of gewoon ergens wat tekst dat ik moest onthouden of ergens inzetten. En Pushbullet doet dat eigenlijk ook. Je kunt dat zien als een WhatsApp-groepje of een chatgroepje met eigenlijk al je toestellen. Dus met je browser, met je app, met je gsm. Je kunt daar verschillende toestellen in zetten. Je kunt dat zo naar elkaar doorsturen. Dus ik heb in Chrome ook een extensie waar ik heel gemakkelijk dingen naar mijn gsm kan sturen en omgekeerd. Dat is zo een klein tooltje wat wel af en toe handig zou kunnen zijn.

Ellen

Het klinkt inderdaad als een beetje een alternatief voor AirDrop als je niet met het Apple-ecosysteem werkt.

Annelies

Ja, voilà. Dat is het inderdaad. Ik gebruik geen Apple en dat is dan een mooi alternatief.

Ellen

Je hebt een verleden in procesoptimalisatie en je doet dit nu nog met klanten. Welke automatisatie zou je niet meer kunnen missen?

Annelies

Als ik denk aan automatisaties binnen mijn eigen bedrijf, dan is mijn eerste reactie zo van: ik heb geen automatisaties. Er zijn op zich wel processen, richtlijnen en templates uitgeschreven. Maar dat is eigenlijk omdat we al heel snel vergeten dat dingen geautomatiseerd zijn. En dat we er zelfs niet meer bij stilstaan dat het ook automatisaties zijn. Dus als ik dan toch verder ga denken, dan denk ik mijn Calendly, om gesprekken in te plannen. Dat zou ik niet meer kunnen missen. Ik sta er zelfs niet meer bij stil dat het ook een automatisatie is. 

Ellen

Voila, dan kan je even voor de mensen die Calendly nog niet kennen of een alternatief voor Calendly nog niet kennen kort uitleggen wat precies het voordeel is van het werken met zo'n type tool.

Annelies

Dus het is een tool waarmee je iemand anders iets in je agenda kunt laten plannen. Dus zij gaan naar een link, die is gekoppeld met je agenda. In mijn geval met een Google-kalender waar ik heb aangeduid dat bijvoorbeeld kennismakingsgesprekken mogen worden ingepland op maandag en dinsdag tussen bepaalde uren. Maar natuurlijk alleen maar als mijn agenda nog vrij is. Mijn potentiële klant kan via de link dus zien op welk moment er een gesprek mogelijk is. Ze drukken op de knop, geven hun gegevens in en het komt in zowel mijn als hun agenda met de zoomlink erbij. Wij moeten niet over en weer mailen om een geschikt moment te vinden.

Ellen

Ja, dat is ongelooflijk als je daaraan terugdenkt hoe je dat vroeger deed. Nee, dinsdag werkt niet voor mij. En woensdag, nee, woensdag kan ik ook niet. Hoeveel heen en weer ik heb gemaild.

Je praat over Calendly dat voor jou een verschil maakt. Denk je dan bijvoorbeeld ook aan wat bij klanten een enorm verschil maakt?

Annelies

Ja, want inderdaad, bij klanten werk ik dan veel meer met processen automatiseren en efficiënter inrichten. Iets waar ik toch altijd als één van de eerste dingen naar ga kijken is het onboardingsproces. Dus het proces als er nieuwe klanten binnenkomen.

Die moeten verwelkomd worden, die moeten een mailtje krijgen, die moeten vaak ook toegangen krijgen tot de online leeromgeving bij een online cursus. En dat is toch iets dat ik altijd ga bekijken. Hoe kunnen we dat zo automatisch mogelijk laten verlopen? Met ook natuurlijk nog die personal touch, die vaak wel heel belangrijk is. Zodat de nieuwe klant zich ook heel snel verwelkomd voelt en niet moet wachten tot als iemand dat kan opnemen en manueel een mailtje moet sturen of toegangen moet geven. Dat vind ik wel een hele belangrijke.

Ellen

Dat zijn kleine zaken waarin dat je door puur automatisaties in te stellen en eenmalig werk te doen, dat je eigenlijk wel voor je klanttevredenheid een heel groot verschil kunt maken. 

Goeie tips. We kunnen er ook niet meer omheen. Tegenwoordig is de smartphone een groot onderdeel geworden van onze dagelijkse werkrealiteit en überhaupt onze tijdsbesteding. Misschien al een eerste vraag, is uw smartphone voor u een afleidingsfactor of eerder een tool, dat je zegt, dat verhoogt mijn productiviteit vooral? En hoe probeer je zelf om de verleiding zo veel mogelijk te weerstaan?

Annelies

Ja, ik ben, net zoals denk ik heel veel onder ons, ook echt nog op zoek naar dat evenwicht. Ik weet dat ik heel lang gezegd heb in mijn omgeving, van ja, maar mijn gsm, dat is mijn werk. Dat is onderdeel van mijn werk, maar eigenlijk is dat ook maar een excuus om te verantwoorden dat je er veel op zit. Dus ik ben daar ook nog wel zoekende in en altijd van alles uit proberen. De grootste tip, die geef jij ook altijd mee, is je notificaties zo veel mogelijk uitzetten. Het geluid van mijn gsm staat zelden op. Alleen als ik weet, ik moet een telefoon krijgen of mijn kinderen moeten me echt kunnen bereiken en ik moet het echt kunnen horen, dan gaat het geluid op. Maar anders staat die enkel op trillen, wat voor mij wel al een verschil maakt.

Als ik echt geconcentreerd moet werken, dan laat ik mijn gsm beneden liggen. Mijn bureau is boven. Omdat het echt wel een veel te makkelijke afleiding is, jammer genoeg.

Ellen

Dat werkt uiteindelijk het beste. Als je hem niet ziet, dan wil je hem niet pakken. Dus hem gewoon op een andere plaats laten liggen.

Maar is het dan voornamelijk werkgerelateerd, dat ik er veel mee bezig ben? Of is het de lokroep van social media en zo, van andere tools?

Annelies

Ja, het is de combinatie. Ik pak hem vaak werkgerelateerd op. En vijf minuten later besef je van, oké, dat werkgerelateerd is eigenlijk al lang gedaan of dat berichtje is al lang gestuurd. Ik heb wel een haat-liefde verhouding met social media zoals Instagram. In sommige periodes gaat dat heel goed. In sommige gaat dat dan wat minder. Op dit moment heb ik er niet zoveel last mee, dat ik er lang op zit te scrollen. Ik pak hem heel bewust, als ik wil gaan scrollen, op momenten dat ik weet dat ik niet veel tijd heb.

Als ik bijvoorbeeld een Zoom-meeting heb, dus vijf minuten of twee minuutjes voordat de meeting begint, en ik zet de meeting al klaar, ik ben toch nog met niks anders meer bezig, dan pak ik mijn GSM er al eens bij, want dan weet ik vanaf het moment dat de andere persoon begint, dan moet ik wel stoppen. Ik scroll ook vaak aan de schoolpoort, als ik mijn kinderen ga halen. Dan weet ik van moment dat ze bij mij zijn, dan zullen zij me wel verplichten om hem aan de kant te leggen.

Ellen

Dat is een hele goeie, je gunt jezelf dat scrollmomentje, maar je weet, het is sowieso begrensd.

Annelies

Dat werkt niet altijd, ik hou me daar ook niet altijd aan, maar het is wel iets wat ik probeer toe te passen.

Ellen

En dan nog, misschien twee kortere vragen. Ik ben er altijd benieuwd naar, iedereen heeft ergens wel, het maakt niet uit hoe georganiseerd je bent, een rommelkot. Wat is jouw rommelkot?

Annelies

Mijn rommelkot is mijn downloadfolder. Alles doorheen de dag vliegt daarin. Ik heb op mijn desktop bijvoorbeeld niks staan, maar alles komt in de downloadfolder.

Ik probeer, op dat wekelijks momentje op vrijdag, die ook leeg te maken. En dat lukt op zich de laatste tijd wel, alleen staat er nog heel wat archiefwerk. Dat stel ik dan altijd maar uit.

Dan denk ik, ik moet daar nog iets mee doen. Ja, dat kan ik nog niet weggooien, ik moet er iets mee doen, maar het is een te grote berg om aan te beginnen.

Ellen

En dan denk ik altijd, als je het echt nodig hebt, dan vind je het wel terug waarschijnlijk.

En dan, tot slot, jouw favoriete tech-toestel? Als je echt naar iets fysiek gaat kijken.

 Annelies

Dat is hier, dankzij mijn partner in huis, onze Google Hubs. We hebben hier zo wat, ik weet niet precies hoe je dat noemt, van die schermpjes of bolletjes, luidspreker waar we heel de dag tegen praten. Ze kunnen het licht aandoen of de verwarming in de badkamer aansteken. Het is zo geïntegreerd in ons leven dat ik het soms doe als we bezoek hebben. Ik zou het niet meer kunnen missen.