Interview met Ruben Beijl

Annelies: Welkom, Ruben. Fijn dat je hier wilt zijn. Ik ben heel benieuwd om met je in gesprek te gaan over al jouw favoriete tools en tech. Stel je misschien eerst even voor.

Ruben: Ik doe best wel wat verschillende dingen. Ik ben opgeleid als theoloog, dus ik denk graag na over de diepere en grotere vragen in het leven. Maar ik ben vijf jaar geleden het marketingwereldje ingerold en daar zit ik nog steeds een beetje tussen.

Aan de ene kant ben ik betrokken bij verschillende boekprojecten. Ik schrijf mijn eigen boek, ben ghostwriter voor verschillende boeken en werk als redacteur. Ik publiceer ook een wekelijkse nieuwsbrief genaamd "Geloof Je Het Zelf". Zo gaat mijn boek ook heten.

Daarnaast geef ik mensen advies over het inrichten van een Notion workspace. Die dingen lijken misschien niet zo goed bij elkaar te passen, maar dat doen ze wel. Ik heb een beperkt aantal uren in de week en had een systeem nodig om optimaal te kunnen functioneren. Mensen die zagen hoe ik dat deed, wilden dat ook voor zichzelf, dus dat is er als een soort uit de hand gelopen hobby bijgekomen.

Annelies: Super interessant. Die liefde voor Notion delen we alvast. Kun je wat meer vertellen over hoe je Notion precies gebruikt om je taken en to-do's te organiseren?

Ruben: Zeker. Ik heb een jong gezin, dus ik probeer ongeveer twintig uur per week al mijn werk te doen. Ik ben niet goed in het onthouden van dingen, dus ik heb een systeem nodig waar ik alles in kwijt kan. De basis van wat ik doe is denken en schrijven. Ik ben vijf, zes jaar geleden in aanraking gekomen met Notion, en dat was perfect voor het vastleggen van notities.

Ik weet dat ik een goede dag heb gehad als ik een aantal ideeën heb kunnen vastleggen en uitwerken, het liefst gekoppeld aan bronnen die mij inspireerden. Het belangrijkste voor mij is dat ik een systeem heb, liefst allemaal op één plek, waar ik makkelijk ideeën in kan vangen, bij mijn bronnen en notities kan komen en overzicht kan houden.

Er was maar één tool die dat allemaal tegelijkertijd kon op één plek: Notion. Bovendien werk ik exclusief op mijn iPad Pro, dus ik had iets nodig wat daarop kon draaien en synchroniseren met de cloud. Notion was de enige tool die dat kon. Ik heb het door de tijd heen geperfectioneerd.

Ik ben niet iemand van de to-do-lijsten, want die geven mij stress. Ik zie een to-do-lijst nu vooral als een verzamelplek voor dingen die ik niet wil vergeten, maar ik hoef er niks mee. Dat heb ik in Notion gebouwd, zo clean mogelijk. Ik wil alleen maar zien wat er vandaag voor mij relevant is en waar ik aan moet werken. Ik heb verschillende dashboards waarin ik alleen geconfronteerd word met wat op dat moment relevant is.

Annelies: Interessant. Dus eigenlijk een redelijk clean takenmanagementsysteem zonder al te veel frutsels?

Ruben: Ja, je wilt niet weten hoeveel properties ik verberg in Notion. De architectuur aan de achterkant is heel complex omdat alles met elkaar verbonden is. Maar ik wil dat niet zien als ik aan het werk ben. Het moet allemaal weggeklapt zijn. Ik moet op een systeem kunnen vertrouwen waarin ik weet dat als ik het hier invul, het op die andere plek terugkomt, zonder heen en weer te klikken.

Annelies: Dat is waar Notion wel heel goed in is. Je had het ook al over dat Notion je notitiemanager en documentatiemanager is. Ik hoor je ook al zeggen "second brain". Alles wat in je hoofd zit, komt daar eigenlijk terecht. Begrijp ik dat goed?

Ruben: Precies. Ik gebruik Notion als mijn tweede brein omdat ik gek werd van de verschillende tools waar ik alles kwijtraakte in mapjes. Ik wilde één database waar ik alles wat met mijn werk en ideeën te maken heeft, kwijt kon, maar waar ik ook makkelijk kon filteren op projecten.

Ik heb tussen de vijf en tien hoofdonderwerpen waar ik veel over nadenk en schrijf. Iedere losse gedachte krijgt een aparte Notion-pagina, een soort kaartje waarin ik een idee probeer uit te werken. Aan het eind van de week verzamel ik wat ik eerder die week heb geschreven en kan ik artikelen vormen. Dit doe ik ook voor grotere boekprojecten. Dit werkt alleen als ik op database-niveau werk en niet in één groot document.

Dat tweede brein heeft twee ingangen: ik schiet gedachten rechtstreeks het tweede brein in via verschillende widgets op mijn iPhone. Daarnaast komen ideeën vaak voort uit wat ik consumeer, zoals boeken en artikelen. Die gaan eerst naar Readwise en van daaruit naar Notion. Dit betekent dat er al een gefilterde versie is van alles wat mij inspireert.

Annelies: Amai. Heel interessant. Ik ben zelf vooral met uitvoerend werk bezig. Hoe ga je om met het bijhouden van documenten zoals PDF's, Word- en Excel-bestanden?

Ruben: Dat komt voor mij niet vaak meer voor. Als ik samenwerk met anderen, exporteer ik soms iets als PDF. Dat gaat meestal via Dropbox of Google Drive. Maar voor mezelf bewaar ik dingen gewoon in de Apple Files functie. Alles wat met berekeningen te maken heeft, doe ik gewoon in een Notion-tabel. Behalve de boekhouding, die doe ik in een apart boekhoudprogramma.

Ik probeer zoveel mogelijk van alles wat ik doe naar Notion te migreren. Voor PDF's maak ik gebruik van de native oplossingen die Apple op mijn iPad biedt, zoals PDF Expert.

Annelies: Ik heb ook veel van mijn leven en bedrijf in Notion zitten. Wat als Notion eruit ligt of er een probleem mee is? Hoe ga je daarmee om?

Ruben: Ik denk wel na over backupsystemen die werken. Ik gebruik apps om gedachten Notion in te sturen die offline werken, want Notion werkt zelf nog niet offline. Daarnaast gebruik ik een braindump notitieboekje. Niet alles hoeft Notion in, alleen wat echt relevant is.

Ik heb Notion zo complex gemaakt dat ik het soms niet meer wilde openen. Nu probeer ik ervoor te zorgen dat alleen de dingen die echt relevant zijn erin komen. Dat adviseer ik ook aan de mensen met wie ik samenwerk.

Annelies: Inderdaad een mooie insteek. Het gebruik van Notion om het niet zomaar overal voor te gebruiken. Ik hoor je ook over een bullet journal. Ik heb dat zelf ook gedaan voordat ik Notion leerde kennen.

Ruben: Ja, dat is ook wat ik iedereen op het hart wil drukken. Zorg ervoor dat je nadenkt over welk systeem jouw brein en jouw proces het beste ondersteunt. Je moet er elke dag mee kunnen werken en er ook lol aan beleven. Zorg ervoor dat je niet gaat leven in dienst van je systeem. Een to-do-lijst hoeft niet vol te staan met tien dingen om productief te zijn.

Annelies: Hoe ga je om met e-mail? Dat is vaak een blok om mee aan de slag te gaan.

Ruben: Ik probeer zo min mogelijk te mailen. Als iemand begint met mailen, probeer ik dat zo snel mogelijk te verhuizen naar WhatsApp of bellen. Ik ben heel duidelijk in één mail in plaats van veel heen en weer te mailen. Ik train mijn opdrachtgevers en klanten om niet binnen 24 uur te reageren, tenzij het echt nodig is. Mail is voor mij niet urgent. Ik check soms maar twee of drie keer per week mijn mail. Mijn e-mailtool is Spark, omdat het makkelijk is om te sorteren en archiveren. Als iets een taak wordt, gaat het naar Notion.

Annelies: Wat is een tool buiten Notion en je mailbox die iedereen zou moeten kennen?

Ruben: Vier jaar geleden ben ik overgestapt naar een iPad Pro in plaats van een Mac. Dat heb ik bewust gedaan omdat ik met een pencil notities kon maken zonder het scherm te ontgrendelen. Het iPad-formaat zorgt ervoor dat ik gefocust moet zijn omdat je niet veel schermen naast elkaar kunt openen. Vaak kiezen mensen die met de hand willen schrijven of minder afgeleid willen worden voor een Remarkable of een iPad Pro. Beide hebben hun voor- en nadelen. Een iPad met toetsenbord werkt als een laptop, maar als ik een ontmoeting heb, wil ik het plat kunnen leggen en met de hand notities kunnen maken.

Annelies: Gebruik je social media veel? Laat je je vaak afleiden door je telefoon?

Ruben: Ik ben daar gevoelig voor, dus ik probeer het mezelf moeilijk te maken. Ik heb apps ontdekt die bepaalde apps kunnen blokkeren met de schermtijdfunctionaliteit van mijn telefoon en iPad. Het helpt enorm dat ik geen notificaties meer aan heb staan. Ik ben heel actief op LinkedIn, dus ik ben benieuwd en open dat soms. Ik gebruik Apple shortcuts die werken op alle platforms. Bijvoorbeeld, als ik LinkedIn open, krijg ik een melding: weet je zeker dat je het wilt openen of zoek je gewoon afleiding? Als ik dan op ja druk, opent LinkedIn. Druk ik op nee, dan opent Kindle.

Annelies: Bedankt voor het delen van je inzichten en tips, Ruben. Het was een zeer boeiend gesprek!

P.S. Wil je graag aan de slag met jouw eigen ecosysteem aan productiviteitstools? Met onze Press Forward knop helpen we je structuur aanbrengen in je informatie én digitale systemen. Je ontdekt alles over de Forward knop hier.