Als je de eerste afleveringen van onze Playlist al beluisterde, dan weet je misschien ook dat we een lichtjes andere definitie van time management hebben dan de meeste productiviteitsguru’s die je online zal terugvinden. Wanneer je die eindeloze takenlijst wil afvinken en efficiënter en effectiever wil werken is stap één namelijk niet een ideaal weekschema opmaken, niet je planning optimaliseren, niet je systemen en processen in orde brengen en automatiseren…

Stap één is het creëren rust en ruimte in je agenda en je hoofd, zodat je die hierna terug kan gaan opvullen met wat er voor jou echt toe doet.

Want als je überhaupt te veel taken op je bord hebt liggen, kunnen we je niet niet helpen om een planning te maken, hoe goed onze intenties ook zijn. Als je taken te veel in je hoofd zitten, kunnen we je niet helpen om efficiënter te werken. Als alle informatie over je bedrijf in je hoofd zit, kan je niet beginnen met delegeren, want dan staat je team non-stop aan je deur om vragen te stellen. Als je elk idee dat je krijgt voor je business als een taak registreert, kunnen we je niet verder helpen want dan blijf je in hetzelfde molentje lopen.

Net daarom willen we je vandaag de allereerste magische truc leren waarvan we vinden dat iedereen hem dient te kennen. Dé stap met de meeste impact op de ruimte in ons hoofd en onze agenda. Ready for it? Let’s go.

Herkenbaar?

Oké, misschien is de kans klein dat je chocola zou vergeten van de winkel, en al zeker geen Tony’s. Vervang in dat geval dat even ons voorbeeld door wasmiddel. Minder sexy, maar ook heel gemakkelijk te vergeten.

Dit soort situaties doet zich vaker voor dan je nu misschien verwacht. Denk maar aan de vriendin wiens voicemail je vergeten bent te beantwoorden. Of het rapport dat je aan de ene collega beloofde, maar dat je pas weken later terug te binnen schiet.

Al deze voorbeelden zijn terug te leiden naar één simpel geloof waar we vanaf moeten stappen als we écht productief willen zijn. We hebben onszelf namelijk wijsgemaakt dat ons geheugen betrouwbaar genoeg is om ons de juiste informatie op het juiste moment te bezorgen. Newsflash: it’s not.

Productiviteit start bij het gegeven dat ons hoofd een waardeloos kantoor is. En dat wel omwille van de volgende redenen.

Het wordt al snel duidelijk dat er in het geheugen dus geen geschikte plaats is voorzien om taken te onthouden. Bij het kortetermijngeheugen verdwijnt het te snel en het langetermijngeheugen is er niet voor gemaakt. Daarnaast willen we doorheen onze werkdag vooral zoveel mogelijk onze neocortex gebruiken. De neocortex is de zone in onze hersenen die verantwoordelijk is voor probleemoplossend denken en het verwerken van informatie. Hoe krampachtiger we proberen om zaken te onthouden, hoe meer energie hiernaar toe gaat. En hoe minder er overblijft om te doen wat wij als mens als enige (tot nu toe) kunnen doen: nadenken.

02. Taken onthouden maakt ons onrustig.

Laten we even terugkomen op het voorbeeld van de chocola. De kans is groot dat de taak om geen chocola te vergeten na de initiële gedachte nog meerdere keren door je hoofd zal spoken. Bij het openen van de snoepkast bijvoorbeeld. Of onder de douche. Of in de wagen onderweg naar de winkel.

Dat komt doordat een dergelijke gedachte waar je niets mee aanvangt een ‘open loop’ in je hersenen creëert. Een gegeven dat ons erg onrustig maakt. Bij The Time Hub vergelijken we een taak of gedachte proberen vast te houden daarom ook erg vaak met water in een gesloten vuist houden. De essentie zal eruit verdwijnen, maar je zal nog steeds voelen dat er iets heeft gezeten. Waardoor we continue met het gevoel rondlopen dat we iets aan het vergeten zijn. Insert stress en onrust.

03. Taken onthouden zorgt voor foute prioriteiten.

We keren even terug naar de oertijd met opnieuw wat brain science. Way back in the day ontwikkelden onze hersenen zich zo dat ze enorm reactief konden werken. Dat betekent dat ze snel leerden schakelen wanneer er gevaar werd waargenomen. Een nuttig kwaliteit in tijden van ‘eten of gegeten worden’. En waar dit instinctief reactievermogen, ook wel het reptielenbrein genoemd, zeker nog een voordeel kan hebben bij écht gevaar, is het in de huidige werkrealiteit toch vaker een vloek dan een zegen.

Laten we dat even concretiseren met een voorbeeld. Je ontving eergisteren een voicemail van een collega, een voicemail die je op het moment zelf beluisterde maar toen niet kon beantwoorden. Vier dagen later werk je met volle focus aan je bureau, wanneer je ineens die voicemail te binnen schiet. “Shit (pardon our french) - ik ben vergeten om die collega terug te bellen.

04. Taken onthouden zorgt voor een gebrek aan overzicht.

Wanneer we al onze taken in ons hoofd bewaren, is het ontzettend moeilijk om het overzicht te bewaren in hoeveel werk er effectief op ons bord ligt. We zeggen ‘ja’ op een hulpvraag van een collega omdat we denken dat onze takenlijst best meevalt of zeggen ‘ja’ tegen een project omdat we geen helder beeld hebben van de taken die voor onze huidige projecten nog uitgevoerd moeten worden.

Met als resultaat dat we op een gegeven moment onverwachts een overload aan werk hebben met allerlei taken die we niet voorzien hadden. Omdat we dachten dat we wisten wat er allemaal moest gebeuren en we dit in ons hoofd hadden uitgedacht. Zonder een algemeen overzicht in onze takenlijst kunnen we niet helder onze prioriteiten stellen, kunnen we veel moeilijker onze grenzen bepalen en nee zeggen en veel moeilijker plannen.

De oplossing

Hoe los je dit nu op? Dit zijn onze favoriete tips. 

CREËER EEN EXTERN GEHEUGEN

Een extern geheugen is een locatie, liefst digitaal, waarin je alle taken die op je afkomen bewaart. Wat je gebruikt maakt in deze eerste instantie niet uit, we willen vooral één centrale plek hebben waarin we een overzicht kunnen creëren van alles wat ons te doen staat.

CREËER EEN INBOX

Een inbox is een systeem dat je ten allen tijde bij je hebt om taken die in je opkomen te noteren. Dat kan dezelfde tool zijn als hierboven, maar kan evengoed een aparte app zoals Braintoss zijn. Met Braintoss maak je in een mum van tijd gesproken notities die je worden toegestuurd via mail.

VERWERK

Tot slot heb je een manier nodig om je inbox en extern geheugen te laten versmelten. Een moment doorheen de dag of doorheen de week waarbij je door je inbox loopt en alles in je extern geheugen op de juiste plaats zet. Wij vinden vrijdagnamiddag hiervoor een ideaal moment.