Dat is het onderwerp van vandaag. Na de zomer realiseren veel mensen zich dat er maar een paar maanden meer over zijn in het jaar. De tijd lijkt te vliegen, en voordat je het weet, staat de kerstvakantie al voor de deur. Hoe kun je deze laatste maanden effectief plannen en ervoor zorgen dat je zowel je doelen bereikt als voldoende ontspanning inbouwt?

Daarom maken we deze blogpost graag op een moment waarop je misschien stilletjesaan in planmodus voor het einde van het jaar schiet. Om te voorkomen dat je overweldigd raakt, gidsen we je in deze aflevering door hoe je deze planning voor de rest van het jaar kan maken volgens ons 4C framework om te plannen.

Stap 1: Clarifying - Analyseer je beschikbare tijd en stel realistische doelen

We gaan er in dit geval even van uit dat begin september het moment is waarop je terug in volle werkmodus kan schieten. De kinderen gaan terug naar school, de bedrijfswereld start weer op en de dagelijkse routine keert terug.

De eerste vraag om jezelf te stellen is hoeveel tijd er je effectief nog rest vanaf begin september tot het einde van het jaar. Denk aan de volgende elementen:

→ Neem je ergens nog vakantie of word de vakantie voor je genomen als je kinderen hebt? (denk aan de herfst- en kerstvakantie).

→ Welke grote projecten liggen sowieso nog op je te wachten? Denk aan een belangrijke deadline op het werk, klanten die opstarten, twee kwartaalaangiftes, events die je moet plannen of eventuele privéprojecten zoals een verhuis.

Als je dit in perspectief plaatst, hoeveel tijd blijft er dan oprecht over om aan je doelen te werken? Bij sommige klanten moeten we heel kritisch met de zwarte stift door de agenda gaan. Zo hadden we een onderneemster als klant die in het jaar van onze samenwerking een kind had dat voor het eerst in september naar school ging. Ze had ambitieuze plannen voor het najaar die we haar helpen bijstellen.

Want een kind dat voor het eerst naar school gaat, dat is een pittige uitdaging. De kans dat ze volle dagen kan werken in die eerste weken is misschien niet zo groot. Bovendien zou ze ook de schoolvakanties mee vrijaf nemen. En wat we vaak vergeten is dat de weken vlak voor en na een schoolvakantie best pittig zijn omdat we onze afwezigheid moeten voorbereiden en inhalen. Als ze aan het eind van de rit de optelsom maakte, dan bleek dat er maar 6 weken overbleven waarin ze oprecht aan haar doelen kon werken. Dat klinkt als heel weinig en dat is het ook, maar deze realistische blik op haar agenda bracht haar veel meer dan de potentiële teleurstelling van het overschatten van haar beschikbare tijd.

Stap 2: Choosing - Kies één doel dat prioriteit heeft en werk in sprints

We passen meteen onze strenge logica toe: kies er één doel uit dat op dit moment prioriteit heeft. Wat is voor jou op dit moment het allerbelangrijkste?

Waarom vragen we je om dit te doen? Omdat we veel te vaak de neiging hebben om 20 marathons tegelijkertijd te lopen, waardoor we maar zelden iets tot aan de finishlijn kunnen duwen. En dat zorgt voor een ontevreden en onvoldaan gevoel.

Het is één van onze stokpaardjes: probeer liever korte sprints te trekken in de richting van een doel dan verschillende marathons tegelijkertijd te lopen. In ons geval dus zorgen we er liever eerst voor dat al onze content klaar staat naar het einde van het jaar toe, omdat dit ook een impact heeft op de andere twee doelen. Eens die er staat kunnen we met een gerust gemoed aan de andere twee doelen beginnen.

Omdat we met enkele leden in ons team samenwerken die gebonden zijn aan de schoolvakanties, vinden wij het persoonlijk ook fijn om deze telkens als ijkpunten te nemen voor onze sprints. Zo tellen we 8 weken tussen begin september en de herfstvakantie en 7 weken tussen de herfstvakantie en kerstvakantie. Het kan ideaal zijn om deze periode als individuele sprints te gaan zien. Wat moet er voor de herfstvakantie staan en wat voor de kerstvakantie en je vervolgens 100% hierop te focussen.

Stap 3: Chunking - Splits het doel op in kleinere delen

De derde stap is om te brainstormen over wat er allemaal voor nodig is om dit doel te gaan bereiken. Welke projecten en taken dien je uit te voeren? Hoe meer je hier in detail alles op voorhand kan bedenken, hoe kleiner de kans op uitstelgedrag en overwhelm. Het is menselijk om te onderschatten hoeveel werk er komt kijken bij het bereiken van een doel en dit willen we zoveel mogelijk voorkomen. De kans dat je exact het pad zal kunnen uittekenen is niet bijster groot, maar we willen alvast weten wat onze eerstvolgende stappen kunnen zijn.

In ons specifiek voorbeeld zijn de stappen voor het uitwerken van de podcastafleveringen herkenbaar, aangezien we dit al meerdere keren gedaan hebben, maar we nemen je even mee doorheen het proces.

Om het doel te kunnen bereiken moeten we mogelijke onderwerpen brainstormen en researchen, beslissen over de onderwerpen, scripts schrijven, de afleveringen opnemen, de afleveringen editten, de afleveringen omvormen naar blogposts en nieuwsbrieven, alles technisch inplannen enzoverder. En dan stellen we het nu nog simpel voor maar elke stap in dit proces houdt op zijn beurt ook nog eens hele kleine of grote stappen in. Als je just for fun dit eens voor elk van je doelen doet, dan besef je hopelijk al snel genoeg waarom we vaak de mist in gaan wanneer we te veel tegelijkertijd proberen te bereiken.

Je hebt nu een ontzettend grote lijst, dus kan je weer gaan kiezen wat hieruit je eerstvolgende stap hoort te zijn. Wie goed gaat op deadlines, kan hier zeker specifieke deadlines en data op plakken, maar we weten dat dat niet voor iedereen het geval is, dus deze stap is optioneel.

Stap 4: Carving - Definieer blokken tijd waarin je aan je doel werkt

Wie al eerder een podcastaflevering van ons luisterde of blogpost las, weet waarschijnlijk al dat we niet 100% geloven in een strikte planning. Jij bent namelijk geen robot en de kans dat je nu op voorhand exact kan beslissen wanneer je aan welke taak gaat werken, is niet zo bijzonder groot. Het kan, maar wij hanteren liever een aanpak met iets meer flexibiliteit.

En die aanpak is om eerder te blokkeren dan te plannen. Met blokkeren bedoelen we dat we tijd in onze agenda gaan vrijwaren om strategisch werk te gaan verrichten. Met strategisch werk bedoelen we alles wat ons dichter in de richting van onze doelen gaat brengen. Operationeel werk zal er altijd zijn en de productiefste mensen slagen er desondanks dit operationeel werk in om consistent tijd vrij te maken om in de richting van hun doelen te bewegen.

Nu is het jouw taak om opnieuw objectief naar je agenda te kijken en je af te vragen wat voor jou realistisch en haalbaar is. Als je nu elke dag verdrinkt in het blussen van brandjes, dan is het misschien niet erg realistisch om te verwachten dat je zonder problemen een dag per week volledig kan vrijhouden om strategisch werk te verrichten. Dat is mogelijks een té grote verandering voor jezelf, voor je klanten, voor je omgeving.

Misschien is in jouw geval 2 uur per week dan een betere richtlijn. Dit kan mogelijks ook betekenen dat je je doel moet bijstellen omdat het té ambitieus blijkt te zijn. En daar is niets mis mee. Opnieuw: we willen liever zo klein mogelijk beginnen en effectief de vooruitgang voelen, dan dat we verwachten dat we alles in één keer kunnen bereiken.

Of misschien is het nodig dat je een mini-retreat voor jezelf plant, omdat je nu al weet dat je enkele dagen echt enkel en alleen met dit doel moet bezig zijn om de nodige vooruitgang te maken. Omdat wij merken dat schrijven een specifieke flow vereist, plannen wij bijvoorbeeld graag enkele dagen aan een stuk in om effectief de content te schrijven.

Het carven gaat dus niet per se over het concrete uitplannen van wat, waar en wanneer, maar vooral over het vrijwaren van cruciale tijd om het strategische werk te verrichten zodat je niet ondergesneeuwd raakt in de dagdagelijkse realiteit.

That’s a Wrap

Hopelijk hebben deze tips je geïnspireerd om het meeste uit het najaar te halen. Onthoud dat het belangrijk is om realistische doelen te stellen, je doelen op te splitsen, rekening te houden met de feestdagen en vakanties, je taken te prioriteren en flexibel te blijven. Wil je hier volop zelf met voldoende accountability en concrete opdrachten mee aan de slag gaan? Dan is ons Press Play traject iets voor jou. In 12 weken tijd helpen we je een planning maken die bij jou past, die je kan volhouden en die je in no-time helpt je doelen bereiken. Start vandaag en bereik meer in minder tijd.