Met de zomer voor de deur is dit het perfecte moment om je digitale leven op te ruimen en weer wat zen in je online wereld te brengen. Want funny story: wist je dat we gemiddeld 40 werkdagen per jaar verliezen in de zoektocht naar informatie? Zonde van de tijd, maar gelukkig kunnen we die tijd door het uitvoeren van een jaarlijkse digitale declutter inperken.

Hoe begin je eraan?

Maar hoe pak je zo'n digitale declutter aan? Wij raden aan om in eerste instantie de zones te gaan definiëren die je onder handen wil gaan nemen. In deze post kan je een paar van onze suggesties terugvinden, gecombineerd met tips & tricks terugvinden.

Onder bestanden begrijpen wij alle PDFs, foto’s, mp4s, Canva downloads en screenshots die zich ophopen. Deze kunnen zich in je downloads folder bevinden, op je desktop achtergrond of in je verschillende mappen zelf.

Nog belangrijker dan dat je nu alles gaat opruimen, is de kans om te noteren welke informatie je precies allemaal bijhoudt. Want het ideale moment is aangebroken om meteen ook even je mappenhiërarchie onder de loep te nemen en eventueel te herorganiseren indien gewenst. En dan is het ontzettend handig om een kritische blik te werpen op de documenten die je opslaat.

Een belangrijke tip hierover: probeer je bij het herorganiseren minder te richten op het organiseren van documenten in folders in folders in folders in folders. We hebben vaak de neiging om een eindeloze mappenstructuur te creëren, maar vaak is het veel verstandiger om gewoon een slimme titel aan je document te geven. Door een paar woorden in je zoekbalk in te tikken vind je veel sneller terug waar je naar op zoek was.

Wil je echt een verse start maken? Dan raden we je zelfs aan om even alle mappen te vergeten en al je documenten op een hoop te gooien. Geef alles wat je niet meer nodig hebt maar toch niet wil weggooien een duidelijke titel en verplaats het naar een archiefmap, verwijder wat je niet meer nodig hebt en herorganiseer wat overblijft. Aaaah, meteen innerlijke rust. Maak het voor jezelf extra leuk door meteen een mooie desktop achtergrond in te stellen, dan heb je minder de neiging om er documenten overheen te plaatsen.

De Digitale Notities

Bij The Time Hub maken we ook een verschil tussen notities en documenten. Waar documenten vaststaande bestanden zijn, zijn notities eerder levende gegevens, informatie die je op regelmatige basis nodig hebt en wil consulteren. De scripts van onze podcastafleveringen zijn voor ons persoonlijk notities, net als meeting notes, ideeën, updates over onze klanten en nog veel meer.

Ook hier kan je dezelfde logica toepassen. Als je nog alles op papier noteert op dit moment of vooral met losse Word Documenten werkt, is het moment misschien wel aangebroken om te gaan experimenteren met een digitaal notitiemanagementsysteem zoals Evernote, OneNote of Notion. Over die laatste tool hebben we trouwens een gratis introductietraining, omdat het onze absolute favoriet is.

Via dit soort van applicaties kan je gemakkelijk gerelateerde notities groeperen en eventueel zelfs gebruik maken van labels en tags om ze te organiseren. Probeer hier ook niet te veel mappen toe te passen. In essentie zou alle informatie die je nodig hebt, slechts drie clicks van je verwijderd mogen zijn.

Een bonustip: als je ervoor zorgt dat je dezelfde hiërarchie toepast in je notities als in je documenten, dan is het voor je brein alweer gemakkelijker om informatie terug te gaan vinden.

Je Browser

De zomer is een ideaal moment om ook wat structuur in je internetervaring aan te brengen. Misschien is het hoog tijd om je bookmarks even te bekijken en te herorganiseren? Of om een aantal extensies in te stellen of te verwijderen? Denk bijvoorbeeld aan een extensie zoals Loom waarmee je je scherm kan opnemen of een Pomodoro timer zoals Forest. Of misschien wil je even gaan experimenteren met een andere browser ervaring? Als je Google Chrome lover bent, dan kan je de Arc Browser eens uitproberen. Hier maakten we al een video rond in het verleden, je vindt hem terug via de beschrijving. Of je kan je homepagina anders instellen?

Probeer vooral na te denken waarvoor je je browser gebruikt op welke momenten van de dag en probeer je systemen naar je eigen routine in te richten, en niet andersom.

De Smartphone en Mobiele Apparaten

Als voorlaatste is het tijd om onze smartphone onder handen te nemen. We geven je een paar opties waar je mee aan de slag kan gaan op een rustig moment.

Als eerste logische stap kan je alle apps en tools die je erop hebt staan analyseren. Welke gebruik je nog en welke kan je verwijderen? Voor de applicaties die je bewaart controleer je even of ze een update nodig hebben. Reflecteer vooral ook even over de al-dan-niet prominente plaats die ze gekregen hebben op je toestel. Dien je ze in een map te plaatsen, en kan je je startscherm of taakbalk organiseren voor een beter overzicht? Kan je eventuele automatisaties op je toestel instellen of bepaalde widgets gaan invoegen?

Vervolgens is het tijd om onze social media onder de loep te nemen. Ontvolg alle profielen die je niet gelukkig maken, ga eens door de posts en videos die je in het verleden bewaart hebt en mute waar nodig toch enkele profielen die je niet op regelmatige basis wil checken.

Bonustip: dit is misschien ook het ideale moment om alle notificaties uit te zetten. Een van onze stokpaardjes in onze programma’s en misschien iets waar je deze zomer eens mee wil experimenteren.

De Email Inbox

Voor de durvers onder ons: wat je als laatste kan aanpakken is je email inbox. Zowel die van het werk op een rustiger moment op het werk, als deze privé. We kijken naar jou, persoon met 1.049 ongelezen emails (knipoog). Hier is absoluut niets mis mee, maar de zomer is misschien wel het ideale moment om wat orde in de chaos aan te brengen.

Een van de beste tips die we je kunnen geven om je mailbox op te ruimen is om vooral alles wat ouder is dan 3 maanden geleden gewoon linea recta te archiveren. De kans dat je hier nog iets mee moet aanvangen is bijzonder klein en dan kan je in het slechtste geval nog altijd het mailtje terugvinden. De meeste email inboxen hebben gigantische opslagcapaciteiten, dus schrik dat je mailbox vol komt te zitten, hoef je alvast niet te hebben.

De volgende stap kan zijn om je uit te schrijven van nieuwsbrieven die je niet meer leest. Een handige online tool hiervoor is Leave Me Alone. Deze toont je na registratie op welke nieuwsbrieven je allemaal ingeschreven bent. Je krijgt maar een beperkt aantal credits om je effectief te gaan uitschrijven, maar tegen een kleine betaling kan je ze allemaal in één keer aanpakken. A small price to pay om er meteen vanaf te zijn, maar op zich geeft het al een duidelijke lijst waar je vervolgens mee aan de slag kan.

Tot slot kan je ook hier weer gaan nadenken over een logische opbouw en structuur in je mailbox. Persoonlijk zijn we geen grote fan van al te veel mappen in je mailbox, maar you do you. Eerder dan je mails in mappen organiseren, zouden wij proactief nadenken over templates die je kan gebruiken of filters en regels die je kan instellen om mails op de juiste manier tot bij jou te laten komen.

Denk aan een template die een nieuwe samenwerking bevestigt of een automatische regel die facturen meteen naar je boekhoudprogramma doorstuurt. Hier zijn talloze opties voor, dus stuur ons gerust een berichtje als je er graag eens samen naar wil kijken.

Tips voor een Succesvolle Digitale Declutter

Deze stappen kan je alvast zetten als je de zomer graag een digitale declutter wil gaan uitvoeren. Maar we geven je graag ook een paar bonustips.

Maak het voor jezelf niet te overweldigend door duidelijke doelen en prioriteiten te stellen. Wat zou je na de vakantie het meeste rust geven? Is dat die opgeruimde inbox of een goede mappenstructuur? Pick your battles en werk er vooral stap voor stap door. Het hoeft niet allemaal in één keer te gebeuren. Beter dat je één iets dan deftig afwerkt, dan dat je op één dag tijd alles maar half probeert te doen.

Wees bovendien ook kritisch in wat je verwijdert en opslaat. Stel jezelf de vraag wat je echt wil behouden en wat je kan verwijderen en waar iets bijdraagt aan je productiviteit én welzijn.

It’s a wrap.

Dus daar heb je het, een digitale detox om je zomer mee te beginnen. Wil je graag meteen aan de slag? In onze gratis Productivity Toolkit kan je een digitale declutter checklist terugvinden als hands-on stappenplan. Neem deze zomer de tijd om je digitale leven op te ruimen en voel de rust weer terugkeren. Tijd nemen om tijd te maken, noemen wij dat dan.