Creëer en Optimaliseer Jouw Digitaal Takenmanagementsysteem

Digitaal takenmanagement is voor ons één van de hoekstenen van effectief time management. 

Als je het gevoel hebt alsof je vaak all over the place bent doorheen je werkdag en geen helder overzicht hebt op wat je te doen staan, dan kan een digitaal takenmanagement systeem voor jou wel de oplossing zijn. Ook wanneer je al dergelijk systeem gebruikt maar op zoek bent naar tips om je systeem naar het volgende niveau te brengen, kan deze aflevering iets voor jou zijn.

Het Belang van een Digitaal Takenmanagement Systeem

Laten we beginnen met het waarom achter het gebruik van een digitaal takenmanagement systeem. Het hebben van een centrale plaats om al je taken te verzamelen en organiseren is essentieel voor het behoud van overzicht, het verminderen van stress en het verhogen van je productiviteit. Of je nu werkt aan persoonlijke projecten, zakelijke taken, of een combinatie van beide, een goed takenmanagement systeem kan absoluut een wereld van verschil maken.

Het is het eerste handvat waar we naar teruggrijpen bij overwhelm: kort even sleutelen aan ons takenmanagement systeem en ervoor zorgen dat we hier weer overzicht in creëren. En vandaag laten we je graag kennismaken met een dergelijk systeem én geven we je de nodige tips om er het meeste uit te halen.

Stapsgewijze Gids voor het Opzetten van Jouw Systeem

De eerste stap die je dient te zetten is voor jezelf bepalen wat je ermee wil bereiken. Wil je een manier om vooral je kleine operationele taken niet uit het oog te verliezen, of wil je grotere doelen en projecten kunnen tracken zodat je vooral hier consistent aan werkt? Wil je vooral een tool voor professionele taken of eentje voor je privétaken? Een combinatie van alles kan zeker, maar dat betekent vaak wel dat je initieel wat meer tijd dient te investeren in het experimenteren met je tool en verschillende structuren tot je gevonden hebt wat voor jou klikt.

Als je voor het eerst een digitaal takenmanagementsysteem gebruikt, raden wij daarom aan om vooral klein te starten en er één helder doel uit te kiezen. Probeer zo helder mogelijk voor ogen te krijgen wat het systeem voor je moet doen, wat je eruit wil halen en hoe jouw routine eruit zou moeten zien. We hebben het in het verleden al vermeld: de tool zou je routine moeten ondersteunen en niet andersom.

Als volgende stap denk je na over een structuur voor je taken. Net zoals je een mappenstructuur hebt op je computer, kan het ook heel interessant zijn om ook je taken in een bepaalde hiërarchie te organiseren. We zien vaak klanten taken per project organiseren, maar dat kunnen evengoed de departementen van je bedrijf of je verschillende verantwoordelijkheden zijn voor recurrente taken. Het handige hieraan is dat je op die manier heel gemakkelijk in één bepaalde categorie of aan één bepaalde taak kan werken, zonder dat je afgeleid wordt door andere taken.

Pas wanneer je deze structuur helder voor ogen hebt, is het tijd om op zoek te gaan naar een tool waarin je deze kan implementeren. Er zijn tal van digitale tools beschikbaar voor takenmanagement zoals Todoist, Trello, Asana en Notion. In ons gratis e-book met onze meer dan 20 tech & tools voor meer productiviteit kan je onze favorieten alvast terugvinden. We plaatsen de link in de beschrijving, dus ga daar zeker even kijken.

Als je nog nooit een takenmanagementsysteem gebruikt hebt, is het vooral belangrijk om op zoek te gaan naar iets wat er voor jou visueel aantrekkelijk uitziet en dat niet te complex is. Je wil simpel starten zodat het je zo weinig mogelijk moeite kost en je de juiste routine creëert om de tool effectief te gaan gebruiken.

Pas later is de tijd aangebroken om te gaan optimaliseren en uit te breiden.

En over die features gesproken, de volgende tips zijn al wat meer voor gevorderden. Wanneer je een systeem gevonden hebt en je gebruikt het consistent om al je taken in te noteren, dan is de volgende stap mogelijks om te gaan experimenteren met deadlines en tags.

De meeste takenmanagement systemen laten je toe om deadlines aan je taken toe te voegen zodat ze op het juiste moment in je overzicht tevoorschijn komen. Ideaal om te kijken of dit goed werkt voor jou of niet. Onze founder Ellen is niet zo zot van deadlines voor haar eigen werk, maar ik persoonlijk ga hier heel goed op.

Daarnaast kan je ook nog gaan spelen met het gebruik van tags. Dit betekent dat je aan een specifieke taak ook nog een extra label gaat toekennen. Dit stemt bijvoorbeeld af uit het Getting Things Done systeem van David Allen, waarbij hij zijn taken categoriseerde volgens de locatie of context waarin hij ze kon uitvoeren. Zo kreeg een taak een label ‘computer’ als het computerwerk is, of ‘boodschap’ wanneer het om een item ging dat hij buiten de deur moest halen. Je kan ook het label ‘call’ toevoegen aan telefoontjes die je moet plegen of ‘mail’ aan mailtjes die je moet sturen. Hier is opnieuw geen juist of fout aan en dit principe is enkel te implementeren als je er de voordelen van inziet, maar het kan misschien net die toets aan je takenmanager geven die jij persoonlijk nodig hebt. Alles hangt af van hoe jij idealiter met je werk aan de slag gaat.

Bonustips voor Optimalisatie

De eerste is om vooral actiewoorden aan het begin van je taak te gaan gebruiken. Omschrijf een taak dus niet als ‘afscheidscadeau teamlid regelen’, maar eerder als ‘Regel afscheidscadeau teamlid’. Het is een pak actiegerichter en dwingt je ook om na te denken over wat de taak en actie nu concreet voor je inhoudt.

De tweede bonustip heeft te maken met recurrente taken. Het zijn de dingen in onze job die we zo gewoon zijn om te doen dat we ze op automatische piloot doen wanneer het niet druk is, maar die we vergeten te doen in momenten van drukte. Denk aan het verzamelen van je facturen als ondernemer op maandelijkse basis zodat je niet in de rats komt te zitten wanneer de de kwartaalaangifte eraan komt. Of aan het sturen van een maandelijks berichtje naar je belangrijkste klanten. Het zijn die kleine dingen die vaak het verschil maken tussen overwhelm en organisatie.

Geavanceerde Tips voor Ervaren Gebruikers

Merk je dat het digitaal beheren van taken goed voor je werkt en ben je klaar voor een volgend niveau? Dan geven we je nog een paar snelle next level tips.

De eerste is om taken nog meer te gaan automatiseren. Misschien is er een mogelijkheid om bepaalde mails automatisch om te laten zetten in taken, of om wanneer iemand een vragenlijst voor je invult ook meteen een taak in je lijst aan te maken. Door op zoek te gaan naar deze quick wins kan je jezelf weer ettelijke seconden per dag, minuten per week en uren per jaar besparen. Not to mention the brainspace.

De tweede is om gebruik te maken van integraties. Als je voor één van de populairdere tools opteerde, dan is de kans groot dat je je takenmanagementsysteem kan integreren met andere digitale tools zoals je mailbox, je agenda, een time tracking tool en eventueel zelfs communicatietools zoals een Slack en Teams.

Het Belang van Consistentie en Discipline

Het opzetten van een digitaal takenmanagement systeem is slechts de eerste stap. Het is van cruciaal belang om consistent te zijn in het gebruik ervan en discipline te tonen bij het bijwerken en onderhouden van je taken. Alleen op die manier kun je het maximale uit je systeem halen. Maak het hier opnieuw zo gemakkelijk mogelijk voor jezelf om het gebruik van een dergelijk systeem vol te houden. Plaats een quicklink onderaan op je desktop, zorg ervoor dat de app één van de eerste dingen is die je ziet op je telefoon.

That’s a wrap.

We hopen dat deze post je heeft geholpen om meer inzicht te krijgen in het opzetten en optimaliseren van jouw digitaal takenmanagement systeem. Ontvang je graag onze tips qua concrete tools die je kan gebruiken? Dan vind je in onze gratis Productivity Toolkit heel wat resources terug die je kan gebruiken. Nog vragen? We horen het graag.