Het bouwen van een second brain: digitale productiviteit voor ondernemers en kenniswerkers
Als kenniswerker of ondernemer ben je ongetwijfeld bekend met het belang van efficiëntie en productiviteit in je dagelijkse werk.
Het gebruik van digitale tools om informatie, taken en processen te beheren en te optimaliseren, is een van de meest effectieve manieren om deze doelen te bereiken. Maar wat als we je vertellen dat er een nog krachtigere benadering is die je kunt gebruiken om je productiviteit naar een hoger niveau te tillen?
In de post willen we het hebben over het concept van het bouwen van een 'second brain'. Dit concept, gepopulariseerd door Tiago Forte, auteur van het boek 'Building a Second Brain', draait om het idee dat ons menselijk geheugen niet betrouwbaar genoeg is om alle informatie die we nodig hebben te bewaren. In plaats daarvan stelt Forte voor om een extern, digitaal geheugensysteem te creëren waarin we belangrijke informatie, lessen en inzichten kunnen opslaan en organiseren.
Waarom is dit relevant voor jou als kenniswerker of ondernemer? Omdat het bouwen van een second brain je in staat stelt om:
Efficiënter te werken: Door al je taken, notities en documenten centraal te beheren, verminder je de tijd die je besteedt aan het zoeken naar informatie en het organiseren van je werk.
Effectiever te communiceren: Met een goed georganiseerd systeem voor het beheren van informatie kun je gemakkelijker samenwerken met collega's, klanten en andere stakeholders.
Je te concentreren op wat echt belangrijk is: Door routinematige taken te automatiseren en je workflow te stroomlijnen, kun je meer tijd besteden aan de taken die echt waarde toevoegen.
Maar hoe bouw je eigenlijk een second brain? Het begint allemaal met het kiezen van de juiste tools en het ontwikkelen van een systeem dat voor jou werkt. Hier zijn enkele essentiële componenten die je zou moeten overwegen:
De Takenmanager
Online zal je een takenmanager vaker terugvinden onder de term ‘project management tool’. Probeer dus vooral in deze richting te gaan zoeken. Specifiek aan dergelijke tools is dat ze je toelaten om deadlines in te stellen voor je taken, om prioriteiten toe te kennen, om te filteren op status en verschillende tags en nog veel meer.
Ze gaan vaak veel verder dan een klassieke tool om notities in te nemen. We merken vaak tijdens trainingen dat als mensen al een centrale plaats gebruiken om hun taken te noteren, dat dit heel vaak een simpele lijst met opsommingstekens is. Als dat voor jou prima werkt, ga dan vooral zo verder. Maar wij merken dat hier heel vaak de mogelijkheid dan mist om prioriteiten in te stellen, met verschillende niveaus van hiërarchie te gaan werken om projecten en taken van elkaar te splitsen en om meer granulariteit in je taken te gaan toevoegen.
Ook voor de groei van je bedrijf is een takenmanagementsysteem onmisbaar. Wanneer je op een gegeven moment met extra teamleden begint te werken, zij het met freelancers of interne medewerkers, dan is een dergelijke tool onmisbaar om gedelegeerde taken op te volgen en samen te werken. Bovendien verzekert het de continuïteit van je bedrijf omdat je bij ziekte of vakantie een heel duidelijk overzicht hebt van wat er op het bord van een collega ligt, zonder dat die een eindeloze overdracht via mail dient te doen.
Wil je van start gaan met een takenmanagement systeem? Kijk dan in het begin vooral niet te veel naar allerlei fancy features. Easy does it.
De Notitiemanager
Naast taken is er nog een gegeven dat we maar al te vaak en veel te lang in ons hoofd bewaren: kennis en informatie. Bij veel van onze klanten is dit één van de grootste blokkades voor hun groei en obstakels die zorgen voor onrust. Alle processen, tips, werkwijzen en nog veel meer zitten enkel in hun hoofd waardoor het ontzettend moeilijk is om taken uit handen te geven. Bij veel van onze ondernemende klanten is dit één van de grootste blokkades voor hun groei. Alle processen, tips, werkwijzen en nog veel meer zitten enkel in hun hoofd waardoor het ontzettend moeilijk is om taken uit handen te geven. Wanneer ze dan pas beginnen met delegeren, krijgen ze zoveel vragen terug op hun bord, dat ze zich afvragen of ze niet beter gewoon alles zelf terug kunnen doen. Want als ze het zelf doen, dan gaat het sneller dan wanneer ze alles weer eens moeten uitleggen.
Herkenbaar? Maak er dan als ondernemer een gewoonte van om de eerstvolgende keer dat je een actie onderneemt, er notities en screenshots van te maken of je scherm op te nemen. Sla deze informatie ergens centraal op in een notitiemanager en je hebt je eerste stappen tot het externaliseren van je kennis gezet. Zo simpel kan het zijn om future-proof en duurzaam te ondernemen. Maar deze logica is niet alleen beperkt tot ondernemers. We kunnen nog een paar andere voorbeelden geven.
Neem bijvoorbeeld de jonge moeder die enkel in haar hoofd bewaart wat het slaap- en voedingsschema van haar kindje is, bij welke temperatuur hij of zij wat moet dragen en wat een normale kleur van poep is (jup, that’s mom life). Waarbij ze vervolgens elke keer opnieuw voor de grootouders (en let’s be honest, soms ook de partner) de uitleg vanaf nul moet doen. Gevolg? Een gestresste mama die het gevoel heeft alsof ze nooit even tijd voor zichzelf kan nemen zonder de wikipedia van het kind te moeten spelen. De oplossing? Een handleiding voor je kindje noteren in een digitale notitiemanager zodat je de pagina gemakkelijk kan delen.
Nog een ander voorbeeld? Denk aan een team waarbij er slechts 1 persoon in het team exact weet hoe de loonsadministratie precies verloopt. Wanneer deze persoon op vakantie is komt er een dringende vraag met betrekking tot de lonen binnen. De teamleden doen hun uiterste best om alle informatie op te zoeken en investeren veel tijd in de zoektocht naar de oplossing, maar komen er niet uit. Gevolg: ze moeten de persoon op vakantie storen en het hele team heeft stress. Wordt niemand gelukkig van en toch is dit wat we bij veel bedrijven zien - knowledge sharing is quasi nihil. De oplossing? Leg de informatie en procedures vast in een notitiemanagement systeem.
We rest our case. Elke kenniswerker én individuele persoon heeft baat bij een deftige notitie app. Eentje waarmee we gemakkelijk informatie kunnen opzoeken en delen, dat is essentieel. Suggesties van onze kant uit? Notion is onze go-to bij The Time Hub, maar Evernote en OneNote zijn zeker waardige alternatieven. Voor wie nood heeft aan veel features en techniciteit zijn ook Obsidian en Roam Research zeker de moeite waard.
De Documentenmanager
Alles wat te zwaar is en niet in een notitiemanager thuis hoort (denk videos, afbeeldingen die je vaak nodig hebt,…), alles wat effectief nog in documentvorm hoort te bestaan (denk contracten en legale overeenkomsten) en alles wat je niet in jouw notitiemanager naar keuze kan verwerken (denk een Excel-file, als dat jouw ding is) - hoort in een documentenmanager thuis. Het verschil met een notitie is dat een document voor ons vaak een vaststaand gegeven is, iets waar niet op regelmatige basis aanpassingen aan moet gebeuren. Een notitiemanagement systeem is vaak veel sneller te doorzoeken en veel gemakkelijker om aanpassingen in te doen dan bij documenten het geval is.
Voorbeelden van een dergelijk systeem? Een Google Drive, iCloud Drive, Sharepoint, Dropbox enzoverder. Niet de documentenfolder op je computer, dat gaan we niet doen. Want als ‘ie crasht ben je alles kwijt. Investeer maar even in wat storage op de cloud. Bovendien is het ook totaal niet nodig om een complexe hiërarchie op te bouwen van folders. In essentie zou je alles wat je zoekt in drie clicks moeten kunnen terugvinden.
De Digitale Kalender
We beseffen het ten volle: er is nog een grote markt voor mensen die heel graag hun agenda fysiek bijhouden. En by all means: you do you. Wij geloven persoonlijk dat de uitdagingen die op ons afkomen om onze agenda up to date te houden, niet meer ondervangen kunnen worden door een papieren agenda. Een digitale app waarin je ten allen tijde je agenda kunt consulteren heeft namelijk zo ontzettend veel voordelen:
Je kan je agenda delen - met je partner, met een externe partij of app, met je team
Je kan agenda’s samenvoegen - je privé agenda, deze van je bedrijf, deze van je werkgever (als je dat wil)
Je hoeft niets op papier mee te sleuren - want het cruciale blijft dat je je agenda ten allen tijd kan consulteren
Je kan meteen de nodige informatie over een afspraak meegeven in de notities - wat je moet meenemen, waar het adres is (om dan ook een koppeling te maken met je GPS app), wat de Zoom link is als het een online meeting is….
Je kan reminders instellen.
Het grote voordeel is dat je qua digitale agenda app niets fancy moet gebruiken. Google Calendar is heel gebruiksvriendelijk en makkelijk te koppelen en iCal is handig als je al met veel Apple producten werkt. Wil je toch voor iets meer luxe in je kalender gaan? Veel productiviteitsguru’s gebruiken Fantastical, omdat hij zo snel en intuïtief te gebruiken is.
Bonus: een tool om alles te connecteren
Heb je bovenstaande tools geïnstalleerd en geoptimaliseerd? Mooi, goed bezig. Met deze tools heb je absoluut al een solide basis gelegd om jouw productiviteit een boost te geven en je brein te externaliseren. Tot slot geven we je graag nog een next level tip mee, en dat is om ook een tool te gebruiken waarmee je alles met elkaar kan connecteren. Via plug-ins en tools zoals Zapier, en IFTTT kan je namelijk alle vorige tools met elkaar laten spreken en ook andere zaken, zoals je mailbox, in een knip connecteren.
Zo kan je gemakkelijk van een mail een taak maken, bij de start van een nieuwe meeting meteen een notitie aanmaken in je Evernote, de attachments van een mail rechtstreeks in Google Drive laten opslaan…Noem maar op. Het belangrijkste is vooral dat je hierbij gaat kijken naar wat jouw bedrijf en jij nodig hebben en dat je geen automatisaties gaat instellen die jou eigenlijk niet verder helpen. Bij deze heb je onze essentiële holy grail basis mee gekregen om een solide second brain uit te bouwen.
Klinkt het allemaal als veel werk? Dat begrijpen we ten volle. Wat kan helpen is om jezelf de vraag te stellen: wat als ik mezelf vandaag een digitale assistent cadeau zou doen? Wat zou die voor mij moeten kunnen doen? Is dat interessante artikelen van het internet opslaan om distilleren? Is dat mijn agenda beheren? Is dat mee projecten opvolgen? Kijk naar waar jouw prioriteit ligt en ga dan op zoek naar manieren waarop je hierin digitale systemen voor jou kan laten werken.
Benieuwd naar waar jouw opportuniteiten voor optimalisatie zich bevinden? Vul dan onze gratis quiz in en ontdek in 5 minuten tijd jouw productieve potentieel.