Een nieuwe definitie van time management

Het verhaal van Sofia

Als founder van haar eigen bedrijf heeft Sofia een enorme verantwoordelijkheid. Elke dag opnieuw runt ze haar team met 10 werknemers, leidt ze lanceringen, projecten en operations in goede banen en bouwt ze verder aan de toekomst van haar bedrijf. Ze neemt bovendien het leeuwendeel van de organisatie van het huishouden en de zorg voor haar 2 jonge kinderen op zich.

De vele verantwoordelijkheden, haar eigen perfectionisme, people pleasing tendencies en ambitieuze dromen zorgen ervoor dat Sofia dag in, dag uit keihard werkt. Ze klokt met gemak 10 uur per dag en werkt ’s avonds en in het weekend door als de takenlijst niet afgewerkt raakte. Ze staat altijd klaar om anderen te helpen bij dringende vragen en doet alles voor haar familie en vrienden.

Door de grote workload begint ze tegenwoordig elke dag met iets minder goesting aan haar werk. Het liefst van al wil ze gewoon in een holletje wegkruipen om de dingen te doen die ze graag doet, maar niemand anders kan haar pakket aan verantwoordelijkheden overnemen. Ze durft haar mailbox niet opendoen uit schrik dat ‘ie ontploft is. Wanneer ze vrije tijd neemt, merkt ze dat haar hoofd niet stil te krijgen is en ’s avonds in bed, maalt haar takenlijst door haar hoofd. Tijdens het avondeten met haar gezin, beseft ze dat ze een klant is vergeten te bellen, dus doet ze het nog snel even. Op vakantie gaan doet ze met haar laptop mee, om dringende zaken te kunnen opvolgen. De kinderen zijn het al gewoon, de partner zegt er al niets meer van om ruzie te vermijden.

Sofia merkt dat ze moe is, maar ploetert toch nog even verder. Morgen zal het beter zijn. Of wanneer dat ene project af is. Of rond de jaarwisseling, dan zal ze zich voornemen om het anders aan te pakken. Om het beter te doen. Ze heeft alleen maar wat meer discipline, focus en productiviteit nodig.

De triestige realiteit is dat het op deze manier voor Sofia niet beter zal worden. Omdat Sofia gelooft dat tijd een gegeven is waar ze grip op heeft, dat ze kan beheersen en naar haar wil kan buigen als ze maar hard genoeg haar best doet en haar planning juist krijgt. Alles wat klassiek time management je probeert te leren om vooral van jou een productief lid van de maatschappij te maken.

We maakten deze podcast er om jou een nieuwe definitie van time management te brengen. Eentje waarin je het meeste waarde haalt uit je meest kostbare, maar schaarse bron op aarde: je tijd. We zijn er niet om je te helpen meer dingen te doen die er niet toe doen, in minder tijd. Wij willen je helpen je tijd, aandacht en energie te geven aan wie en wat er echt toe doet. Of dat nu je gezin, jezelf, je business, je gezondheid of je vrienden zijn - die prioriteiten bepaal je helemaal zelf.

Het echte verhaal

Het verhaal van Sofia hierboven is gebaseerd op een waargebeurd verhaal. In november 2023 kwam een onderneemster aan de deur van The Time Hub aankloppen. Ze was co-founder en COO van een aantal brillenwinkels in Vlaanderen, partner en moeder van 2.

Op het moment van spreken bevatte haar takenlijst meer dan 500 openstaande taken. Ze merkte dat ze tegen de limieten van haar eigen tijd en mentale rust begon aan te lopen. Omdat ze elke klassieke time management tip van Pomodoro’s tot de Eisenhower matrix al geprobeerd had en niets bleek te werken, schakelde ze ons in.

Ze verwachtte gouden tips die ze nog niet eerder gehoord had, een strakke planning waar ze zich wél aan zou kunnen houden en de ultieme time management tool te ontdekken, maar kreeg heel wat anders voorgeschoteld. Wij geloven namelijk niet in meer doen in minder tijd. Wij geloven doen in minder doen, maar dan beter. Met meer aandacht en energie.

The Productivity Playlist:
Find your rhythm, master your time.

Na 4 jaar talloze ondernemers begeleid te hebben, ontdekten we waar de echte uitdagingen op vlak van productiviteit liggen. Plannen, je werk beter organiseren, de juiste tools gebruiken…Het zijn allemaal efficiënte en effectieve tips die voor sommige mensen een wereld van verschil kunnen maken en tips waar we ook achter staan. Maar heel vaak merkten we bij onze klanten dat de klassieke theoretische tips op hun geen effect hadden.

Onze klanten zijn ondernemers met meer ideeën en taken dan tijd om ze uit te voeren. Mensen met drive die vaak in overdrive gaan. People pleasers en perfectionisten die de tijd die ze vrijmaken door efficiënter te werken, heel snel terug opvullen met het helpen van hun eigen klanten, vrienden en familie. Creatieve chaoten die proberen te plannen, maar het nooit volhouden omdat het niet in hun aard ligt. Moeders, vaders, partners en vrienden die een warm hart toedragen aan wie dicht bij hun staat, maar die omgeving niet altijd evenveel tijd en aandacht kunnen geven. Mensen en merken met een missie die ze willen waarmaken, waarbij ze soms zichzelf eens durven vergeten.

Mensen zoals Sofia. Voor deze mensen ontwikkelden we op basis van onze jarenlange ervaring de Productivity Playlist, een framework met een nieuwe aanpak over productiviteit. Eentje waarin je niet leert om meer te doen in minder tijd, maar de juiste dingen te doen, met meer aandacht en energie. De Playlist bestaat uit 3 verschillende aspecten, knoppen die we je als het ware helpen indrukken. We lopen er samen met jou even doorheen.

Press Pause

Wanneer we in het rond kijken, zien we dat velen onder ons op automatische piloot leven. Ze worden meegesleurd in de snelheid van het dagdagelijkse leven en vragen zich aan het eind van het jaar af waar de tijd weer naartoe gegaan is. ‘De tijd gaat snel’ en ‘ik heb het druk’ zijn dan twee vaak gehoorde uitspraken.

Voor die mensen hebben we de pauzeknop in het leven geroepen. Een knop die je je helpt afvragen waar je tijd naartoe gaat, waar je je tijd in wil investeren en waar je afscheid van moet nemen als je geen spijt van je tijd wil hebben.

Met de laatste vraag duiken we misschien even de pessimistische diepte in, maar het is en blijft een cruciale vraag die we dienen te stellen als we het meeste uit onze tijd hier op aarde willen halen.

Want stel dat Sofia ons niet had ingeschakeld en had blijven verder werken zoals ervoor, dan hadden we twee mogelijke toekomsten voor haar voorspeld. Ofwel was ze blijven verder ploeteren en ramde ze vroeger of later tegen de burn-out muur aan. Een ervaring waardoor ze haar ondernemersdroom vroegtijdig opbergt om een job te doen die mentaal minder van haar eist. Begrijpelijk, maar wel doodzonde van die mooie dromen. Ofwel was ze blijven verder ploeteren en vroeg ze zich op haar 80e af waarom ze in godsnaam zo hard gewerkt had, waarom ze niet meer tijd met haar gezin had doorgebracht en waarom ze niet gewoon gedaan had wat ze graag wou doen.

Het klinkt hard, maar onderzoek liegt er niet om. We werken met z’n allen te hard en hebben daar met z’n allen spijt van wanneer we op ons sterfbed liggen. Leer dus vooral die pauzeknop indrukken en jezelf afvragen welke taken, mensen en activiteiten je nog energie geven en van welke je afscheid neemt. Het geeft je meer rust en ruimte in je agenda en hoofd, beloofd. Zo ook voor Sofia. Na enkele oefeningen met haar te hebben gedaan, werd ze even stil. Beseffend dat ze meer tijd voor zichzelf wou en vooral ook meer aandacht aan haar gezin wou geven, keek ze met een hernieuwde blik naar haar takenlijst. Van de 500 taken schrapte ze er 490. Way to go, Sofia.

Press Play

Pas wanneer we eerst afscheid hebben genomen van alle clutter die ons hoofd en onze agenda opvult, kunnen we de play knop opnieuw indrukken en onze agenda weer opvullen. Met andere woorden - kiezen waar we onze prioriteiten leggen. En in een wereld die altijd maar sneller draait en waarin er eindeloos veel mogelijkheden zijn, blijkt ook dat best een pittige uitdaging. Zeker wanneer je als ambitieuze ondernemer overal opportuniteiten ziet en elke dag wel een nieuw idee bedenkt om je business te laten groeien.

De play knop draait voor ons rond kiezen, elke dag opnieuw. Bewust keuzes maken over welke projecten en take we opnemen en hoe we ervoor kunnen zorgen dat we met de juiste concentratie, aandacht en energie aan de slag blijven.

In het geval van Sofia betekende dat concreet analyseren wat er in de komende periode allemaal op haar afkwam, wat ze zelf wou realiseren en hoe we de twee met elkaar konden rijmen. We keken hoe we ervoor konden zorgen dat ze in plaats van 100 marathons tegelijkertijd te lopen, enkele kleine sprints kon trekken die haar in korte tijd meer voldoening en resultaat zouden bezorgen.

We ontdekten dat strak plannen voor haar, net zoals voor veel andere ondernemers, niet werkt en creëerden samen een simpel systeem waarmee ze met minieme effort elke dag opnieuw kon weten wat haar te doen stond en de handvaten had om dit uit te voeren. Minimalistische productiviteit, maximaal resultaat. Daar gaan we voor.

Press Forward

We hebben rust in ons hoofd. We weten waar we naartoe willen en hoe we resultaat kunnen creëren. Tijd voor de laatste knop. Digitale tools zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit onze dagdagelijkse (werk)realiteit. Sinds de opkomst van het internet en de smartphones bepalen notificaties, apps en mails een groot deel van onze dag.

Onze tools en toestellen kunnen hierin een vloek of een zegen zijn. Afhankelijk van hoe je ze gebruikt kunnen ze je ontzettend veel tijd laten verspillen of laten winnen. Wij willen je helpen het laatste te doen.

Met alle informatie die doorheen de dag op je afkomt, is het cruciaal geworden om een set aan systemen, structuren en gewoontes op te zetten waarmee je efficiënt en effectief informatie bewaart en deelt en communiceert met de wereld rondom je. Just our cup of tea.

Ook bij Sofia was dit de laatste stap in het proces. We versimpelden niet alleen de inhoud van haar takenlijst, maar ook de opbouw en zorgde ervoor dat ze een digitaal productiviteitssysteem had ze kon vertrouwen én haar toeliet om snelheid te pakken in haar ambitieuze plannen.

Find your rhythm, master your time.

And there you have it. Drie knoppen die samen zorgen voor meer rust, resultaat en tijd. Drie knoppen die voor ons een nieuw tijdperk van productiviteit inluiden. Een tijdperk waarin we niet kijken naar hoeveel uren je gewerkt hebt, maar wat je gerealiseerd hebt. Éen waarin werkplezier en voldoening voorop staan. Één waarin rust en ambitie hand in hand kunnen gaan. Dat is de steen die wij willen verleggen in jouw leven en het leven van de ondernemers rondom ons.

Wil je ontdekken hoe we onze Productivity Playlist in de realiteit omvormen? Lees er alles over via de link in de beschrijving en stay tuned op deze podcast voor hands-on tips en tricks. We horen elkaar alvast in een volgende uitzending.